SISÄINEN VUOKRAUS MODULOSSA
24 8.2023
1 Johdanto
Maakuntien tilakeskuksen Modulo-tilatietopalvelun sisäisen vuokrauksen käsikirja on hyvinvointialueiden ja muiden Maakuntien tilakeskuksen asiakasorganisaatioiden työkalu valtakunnalliselle sisäisen vuokrauksen toimintamallille.
Käsikirja ei ole Modulon käyttöohje, vaan kertoo Modulon käytöstä ja toimintamallien yhtenäistämisestä. Yhtenäiset mallit ovat avainasemassa, kun halutaan edistää sisäisen vuokrauksen vertailtavuutta organisaation sisällä ja eri organisaatioiden kesken. Samanlaiset toimintatavat mahdollistavat myös vertailtavuuden kehittämisen yhteistyössä hyvinvointialueiden, muiden asiakasorganisaatioiden ja Maakuntien tilakeskuksen kesken.
Käsikirjan ajan tasalla pitämisestä vastaa Maakuntien tilakeskus, joka toimii laissa hyvinvointialueesta mainittuna toimitila- ja kiinteistöhallinnon osaamiskeskuksena. Päivityksiä tehdään erityisesti silloin, kun sisäisen vuokrauksen toimintamallit kehittyvät ja lainsäädäntömuutokset astuvat voimaan.
1.1 Sisäisen vuokrauksen tarkoitus ja tavoitteet
Sisäisen vuokrauksen tarkoituksena on kohdistaa asiakasorganisaation sisällä kiinteistöjen käytöstä ja omistamisesta aiheutuneet kustannukset tilojen käyttäjille.
Modulossa sisäisen vuokran avulla
• saadaan tilakustannukset läpinäkyviksi ja ymmärrettäviksi
• lisätään kustannustietoisuutta
• kannustetaan tilankäytön tehostamiseen ja säästöjen aikaansaamiseen
• mahdollistetaan tilakustannusten vertailtavuus tila-, rakennus- ja asiakasorganisaatiotasoilla sekä valtakunnallisesti
• ohjataan toimintaa kestävään kiinteistönpitoon.
1.2 Sisäinen vuokraus Modulossa
Modulossa kuukausittainen sisäinen vuokra perustuu vuosibudjettiin. Sisäisen vuokran kokonaisuuteen sisältyy myös toteumatiedot. Kuviossa 1 on esitetty Modulon sisäisen vuokrauksen toimintamalli.
Modulon sisäisen vuokrauksen perustana on ajantasainen tilahallinta, joka sisältää tiedot kohteista ja sisäänvuokrasopimuksista Vuokrakustannukset ja erilliskorvaukset viedään sopimuksista budjettiin. Tilahallinnan ajantasainen ja ennakoiva toimintamalli ovatkin edellytyksiä sisäisen vuokran laskennalle. Tilahallintaa käsitellään tarkemmin luvussa 3.
Modulon käyttöomaisuusrekisteri mahdollistaa yksittäisten aktivointien kohdistamisen tiloihin. Näin pääomavuokra voidaan muodostaa entistä tarkemmin aiheutumisperusteisesti. Käyttöomaisuusrekisteristä poistot viedään budjettiin. Käyttöomaisuusrekisteriä käsitellään tarkemmin luvussa 4.
Modulon budjetointityökalulla hallitaan kiinteistöjen ja toimitilojen sisäisen vuokran vuosibudjettia. Budjetointia käsitellään tarkemmin luvussa 5.
Modulossa muodostetut sisäiset veloitukset hyödyntävät tilatietopalvelun yhteneväisiä käytäntöjä ja laskentamalleja asiakasorganisaatioiden valtakunnallista vertailua varten. Veloitusaineisto viedään asiakasorganisaation kirjanpitoon kuukausittain.
Kirjanpidosta on mahdollista tuoda Moduloon myös toteutuneita kustannuksia toteumatiedoiksi Toteumatiedoille saadaan tällöin veloitusta vastaava laskenta, jolloin toteuman perusteella voidaan tehdä sisäisen vuokran tasauksia. Veloitusta ja toteumaa käsitellään tarkemmin luvussa 6.
Sisäisen vuokrauksen käsikirja
24.8.2023
2 Sisäisen vuokrauksen periaatteet ja komponentit
Sisäinen vuokra kohdennetaan tiloittain niiden käyttäjille kohteelle kirjattujen kulujen mukaisesti. Vuokraan voi kuulua myös jyvityksiä muista tiloista ja muita erikseen kohdennettuja kuluja.
2.1 Omistettujen kohteiden sisäisen vuokrauksen periaatteet
Maakuntien tilakeskus suosittaa asiakasorganisaatioilleen sisäiseen vuokraukseen kustannusperusteista vuokranmääritystä. Siinä vuokra kattaa tilojen omistamisesta ja ylläpidosta syntyvät menot.
2.2 Sisäänvuokrattujen kohteiden sisäisen vuokrauksen periaatteet
Maakuntien tilakeskus suosittaa kustannusperusteista vuokranmääritystä asiakasorganisaatioidensa käyttöön myös vuokrattuihin tiloihin. Sisäänvuokrattujen tilojen vuokra muodostuu tällöin ulkoisesta vuokrasta, hallinnollisista kuluista, erilliskorvauksia ja muista erikseen sovittavista eristä kuten energia- ja palvelusopimuksista.
Sisäänvuokrattujen kohteiden vuokra kohdennetaan vuokra-alueille ja edelleen tiloittain niiden käyttäjille.
2.3 Sisäisen vuokran komponentit
Omistetuissa kohteissa sisäinen vuokra koostuu pääoma- ja ylläpitokomponenteista sekä muista eristä.
Sisäänvuokratuissa kohteissa sisäinen vuokra koostuu vuokrista.
2.3.1 Omistettujen kohteiden pääomavuokra
Maakuntien tilakeskus suosittaa omistettujen kohteiden pääomavuokraan kuuluvaksi kohteille ja tiloille kohdistetut poistot. Poistojen lisäksi pääomavuokran määrittämisessä otetaan huomioon rahoituksen korkokulut
Modulossa omistettujen kohteiden pääomavuokran laskennan perusteena on käyttöomaisuusrekisteri. Sen avulla määritetään kiinteistöön kohdistuvien poistojen mukainen osa pääomavuokrasta.
24.8.2023
2.3.2 Omistettujen kohteiden ylläpitovuokra
Modulossa omistettujen kohteiden vuokranmäärityksessä sisäiseen vuokraan sisällytetään aina ylläpito- ja käyttökulut. Tavoitteena on, että asiakasorganisaatioiden ylläpitovuokrat ovat keskenään vertailukelpoisia.
Käyttäjäpalvelut voidaan laskuttaa osana sisäistä vuokraa. Mikäli niistä kuitenkin laskutetaan suoraan käyttäjää, kuluja ei kierrätetä sisäisen vuokran kautta.
2.3.3 Omistettujen kohteiden muut erät
Modulossa voidaan käsitellä sisäisinä vuokrina myös muita eriä. Tällaisia ovat esimerkiksi turvallisuuspalvelu- tai lääkintälaitekulut, jotka eivät sisälly pääoma- tai ylläpitovuokriin. Muihin eriin ei kuitenkaan sisällytetä sellaisia eriä, jotka voidaan osoittaa osaksi pääoma- tai ylläpitovuokraa.
2.3.4 Vuokrattujen kohteiden komponentit
Modulossa sisäänvuokrakohteiden sisäinen vuokra muodostuu sopimuksen mukaisesta ulosmaksettavasta vuokrasta sekä tarvittavista käyttö- ja käyttäjäpalveluista.
3 Ajantasainen kohde- ja tilahallinta
Ajantasaisen kohde- ja tilahallinnan tavoitteena on varmistaa, että sisäiseen vuokraan tarvittavat tiedot ovat Modulossa ajan tasalla.
Modulon sisäisen vuokran laskennan tavoitteena on tuottaa tilakohtainen kustannustieto kaikille asiakkaan käytössä oleville tiloille. Tätä varten Modulossa ylläpidetään asiakkaan organisaatiohierarkiaa. Sen avulla kohdistetaan tietoja tilojen käyttäjistä eli sisäisen vuokran maksajista. Perustapauksessa tilalla on yksi käyttäjä, mutta on olemassa myös muita tilankäyttötilanteita.
Jokaiselle tilalle määritellään myös tilaluokka, johon sidottuja kertoimia käytetään painottamaan tilakustannusten laskentaa. Modulossa voidaan ylläpitää myös muita tilatietoja, joilla ei suoraan ole vaikutusta sisäiseen vuokraukseen. Tässä käsikirjassa käsitellään kuitenkin vain niitä tilatietoja, joilla on vaikutusta sisäiseen vuokraukseen.
24.8.2023
3.1 Kohteet ja hierarkian tasot
Sisäinen vuokraus sisältää asiakkaan omistamat ja vuokraamat kohteet. Kohteet ryhmitellään hierarkiaan, jonka tasoja käytetään esimerkiksi tilakustannusten seurannassa, budjetoinnissa sekä yhteiskäyttötilojen kustannusten jyvittämisessä. Kohdehierarkia perustuu kohteen sijaintiin kuviossa 2 esitetyllä tavalla.
Kuvio 2. Kohdehierarkiatasot.
*) Hyvinvointialue tai muu vastaava asiakasorganisaatio
**) Kampus käsitteenä voi sisältää joukon fyysisesti lähellä toisiaan olevia kiinteistöjä, rakennuksia ja/tai muita kohteita, kuten sairaalakampus ja asumisyksikkö. Kampusta voidaan käyttää myös ryhmittämään samaan salkkuun esimerkiksi yhden alueen kaikki paloasemat.
***) Muu kohde, esimerkiksi rakennelma
Modulossa kustannuksia voidaan käsitellä sisäistä vuokraa varten kaikilla muilla kohdetasoilla paitsi tasolla Muu kohde. Tämä taso mahdollistaa myös rakennelmien ja muiden kohteiden, esimerkiksi laitureiden, tupakointikoppien, helikopterikenttien ja pelastuslaitosten harjoitustornien, viemisen rekistereihin.
Kaikilla kohteilla on Modulossa voimassaoloaika. Omistettujen kohteiden voimassaolo alkaa kohteen valmistumisesta tai ostamisesta ja päättyy kohteen myyntiin tai purkamiseen. Sisäänvuokrattujen kohteiden voimassaoloaika määräytyy vuokrasopimuksen perusteella. Kaikissa talouden periodeissa käytetään samaa kohdehierarkiaa kuin tilahallinnassa.
24.8.2023
Lähtökohtaisesti kohdehierarkia vaikuttaa tilakustannusten laskentaan siten, että ylemmille tasoille kirjatut kustannukset kohdistetaan niiden alapuolella oleville. Esimerkiksi tasolle Kampus kirjatut kustannukset kohdistuvat kaikille kampuksella oleville rakennuksille ja niiden tiloille. Vastaavasti tasolle Asiakas kirjatut kustannukset kohdistuvat asiakkaan kaikille Modulossa oleville tiloille. Kustannusten kirjaamisessa voidaan hyödyntää myös omistussuhteen käsitettä, eli tiettyjä kulueriä kirjataan vain omistetutuille tai vain vuokratuille kohteille. Kohdehierarkian vaikutuksia budjetointiin kuvataan tarkemmin luvussa 5.2.
3.2 Organisaatiohierarkia
Modulon organisaatiohierarkia on aina 6-tasoinen. Mikäli asiakkaan organisaatiohierarkiassa on enemmän tai vähemmän tasoja, Modulossa hierarkia käsitellään monistamalla tai vähentämällä tasoja, jotta hierarkiasta saadaan 6-tasoinen. Ylin taso on lähtökohtaisesti aina Asiakas ja alin taso Vastuuyksikkö tai Kustannuspaikka
Organisaatiohierarkia on sidottu päivämäärään. Hierarkiaan voidaan kuitenkin tarvittaessa tehdä muutoksia. Yleensä isot muutokset tehdään tilikausien taitteessa.
Modulossa voidaan huomioida myös organisaatioyksiköiden korvaavuuksia. Korvaukset tehdään muutosten yhteydessä. Tällöin on huomioitava, että myös hierarkia päivittyy, vaikka kustannuspaikkataso pysyisikin samana.
Maakuntien tilakeskus vastaa organisaatiohierarkian päivityksistä asiakasorganisaation palvelupyynnöstä.
3.3 Tilahallinta ja käyttäjämuutokset
Tilahallinta perustuu Modulossa graafisiin tilahallintakuviin. Ne tuotetaan arkkitehtipohjapiirustuksista tai perustetaan Moduloon virtuaalitiloina. Maakuntien tilakeskus suosittelee käyttämään pohjapiirustuksesta tuotettua graafista tilahallintakuvaa. Virtuaalitilojen käyttöä voidaan hyödyntää esimerkiksi yksittäisten asuntojen tai varastojen osalta.
Tilahallinnassa hallitaan tilan käyttäjätietoja päivämäärään sidottuna. Näin Modulossa voidaan huomioida myös kesken kauden tapahtuvat käyttäjämuutokset. Tilahallinnassa muutoksia voidaan tehdä myös ennakoidusti. Sen
24.8.2023
sijaan historiatietojen korjauksista on aina ensin sovittava Maakuntien tilakeskuksen kanssa.
Perustapauksessa jokaiselle tilalle on merkitty yksi käyttäjä. Käyttäjiksi rinnastettavia ovat myös yhteiskäyttötilat, jaetut tilat, tyhjät tilat sekä muut erityiset tilankäyttötilanteet. Käyttäjäksi voidaan laskea myös ulkopuolinen vuokralainen. Ulosvuokrausta käsitellään luvussa 8
3.3.1 Yhteiskäyttötilat
Yhteistiloiksi kannattaa määritellä muun muassa sellaiset tilat, jotka palvelevat koko kampusta, rakennusta, rakennuksen osaa, kerrosta tai kerroksen osaa. Tällaisia voivat olla esimerkiksi
• yleiset käytävät ja porrashuoneet
• hissit
• yleiset WC-tilat
• tekniset tilat
• yleiset kokoustilat
• yhteisessä käytössä olevat taukotilat
• yhteisessä käytössä olevat sosiaalitilat.
Modulossa käytössä olevat yhteistilatyypit ovat
• kampuksen yhteistila
• kerroksen yhteistila
• kerroksen osan yhteistila
• rakennuksen yhteistila
• rakennuksen osan yhteistila
• asiakkaan yhteistila (koko organisaatio).
Yhteiskäyttötilan kustannukset jyvittyvät sen vaikutuksessa oleville tiloille ja niiden käyttäjille.
3.3.2 Jaetut tilat
Jaetulla tilalla tarkoitetaan useamman kuin yhden käyttäjän käytössä olevaa tilaa, jota ei kuitenkaan voida määritellä yhteiskäyttötilaksi. Jaetussa tilassa tilankäyttö määritellään käyttäjien välisillä osuuksilla. Tällöin tilan kustannukset jaetaan osuuksien suhteessa tilaan merkityille käyttäjille.
Osuudet voidaan ilmoittaa esimerkiksi prosentteina tai työpistelukumäärinä. Modulo laskee tilankäytön jaon aina siten, että tilan yhteenlasketut
prosenttiosuudet ovat yhteensä sata Esimerkiksi kahden käyttäjän jaetun tilan osuuksiksi voidaan syöttää Moduloon 2/3 tai 40/60 tai 0,4/0,6. Erilaiset osuuksien merkitsemistavat antavat kuitenkin aina Modulossa identtisen lopputuloksen.
3.4 Tyhjät tilat ja muut erityiset tilankäyttötilanteet
Modulossa myös tyhjille ja muille erityisille tilankäyttötilanteille (jatkossa tyhjät tilat) lasketaan sisäinen vuokra. Kyseisiä tiloja käsitellään sisäisen vuokran laskennassa samalla tavalla kuin asiakkaan aktiivisessa käytössä olevia tiloja, mutta näiden tilojen kustannukset vyörytetään edelleen. Tyhjille tiloille voidaan määritellä kustannuksien estoja, mikäli niille ei kohdistu tiettyjä ylläpidon kustannuksia.
Jos asiakkaalla on omassa organisaatiohierarkiassaan jo käytössä vastaavia kustannuspaikkoja tyhjille tiloille, Maakuntien tilakeskus suosittelee käyttämään Modulon merkintätapoja valtakunnallisesti yhtenäisen laskentalogiikan ja raportoinnin varmistamiseksi.
Modulossa ovat käytössä seuraavat vaihtoehdot merkitä tyhjiä tiloja:
Vapaat tilat (VAP)
• Tilalla ei ole käyttäjää (tilaa on vapaana), ja se voidaan ottaa käyttöön tarpeen mukaan.
• Jos vapaan tilan käyttöönotto vaatii pientäkin saneerausta joko toiminnallisen muutoksen tai pintaremontin takia, tila merkitään saneerauksessa olevaksi.
Käyttökielletyt ja -rajoitetut tilat (KRT)
• Tilalla ei ole käyttäjää (tilaa on vapaana), eikä sitä voida käyttää käyttökiellon tai -rajoitteen takia.
• Tähän ei merkitä tilaa, jonka käyttöä on rajoitettu, mutta joka on vielä käytössä.
Saneerauksessa olevat tilat (SAN)
• Tila on saneerauksessa, joten sitä ei voida käyttää tällä hetkellä.
• Tila on vapaana, mutta se pitäisi saneerata, ennen kuin se voidaan ottaa käyttöön.
• Tilasta ei olla luopumassa.
• Tila ei käyttökiellon tai rajoitteen takia odota saneerausta.
24.8.2023
Peruskorjauksessa oleva kohde (PER)
• Tila on peruskorjauksessa, joten sitä ei voida käyttää tällä hetkellä.
• Käytetään, kun kokonainen kohde on peruskorjauksessa.
• Kohteessa voi olla myös yksittäinen käyttäjä, mutta kohde on pääosin peruskorjauksessa.
Purkamista odottavat tilat (PUR)
• Tilalla ei ole käyttäjää (tilaa on vapaana), ja se on päätetty purkaa.
• Tähän ei merkitä tilaa, joka on päätetty purkaa, mutta on vielä käytössä.
Sopimuksen päättymistä odottavat tilat (SOP)
• Tilalla ei ole käyttäjää (tilaa on vapaana), ja siitä luovutaan heti, kun sisäänvuokrasopimus päättyy.
• Tähän ei merkitä tilaa, josta luovutaan, mutta joka on vielä käytössä.
• Tähän ei merkitä tilaa, jos käyttäjä luopuu tilasta omasta tarpeestaan alkuperäisestä vuokraustarpeestaan poiketen ja käyttäjän tulisi maksaa sisäistä vuokraa sopimuksen päättymiseen asti.
Myynnissä olevat tilat (MYY)
• Tilalla ei ole käyttäjää (tilaa on vapaana), ja se on päätetty myydä.
• Tähän ei merkitä tilaa, joka on päätetty myydä, mutta on vielä käytössä.
Päätöksiä odottavat tilat (ODO)
• Käytetään käytöstä poistuneesta tilassa, jonka jatkosta ei ole vielä päätetty. Tila voi odottaa esimerkiksi päätöstä saneerauksesta, vuokrasopimuksen irtisanomisesta, myynnistä tai purkamisesta.
• Tähän ei merkitä tilaa, joka on vielä käytössä.
Ei omassa käytössä (EOK)
• Käytetään tilasta, joka ei ole hyvinvointialueen omistuksessa, sisäänvuokraama eikä muilla tavoin käytettävissä (esimerkiksi käyttöoikeussopimus), mutta joka halutaan pitää aktiivisena Modulossa tiettyjen tilatietojen hallintaa varten.
• Tilalle ei lasketa sisäistä vuokraa.
3.5 Tilaluokat ja -kertoimet
Modulossa on käytössä kaikille asiakasorganisaatioille yhteiset valtakunnalliset tilaluokat ja tilaluokkakohtaiset painotuskertoimet. Kertoimet vaikuttavat
24.8.2023
sisäisen vuokran laskentaan. Niiden tavoitteena on painottaa sisäisen vuokran laskentaa aiheutumisperiaatteen mukaisesti.
Kaikilla tiloilla on aina tilaluokka. Niillä voi myös olla tarkenteita, jotka auttavat raportoinnissa, mutta eivät vaikuta sisäisen vuokran laskentaan.
Modulossa on viisi erilaista tilaluokkakertoimen tyyppiä: investointi(pääoma), lämpö, sähkö, vesi ja huolto. Jokaiselle tilaluokalle on määritelty yksilöidyt tilaluokkakertoimet. Asiakasorganisaation Modulossa olevaan tilikarttaan kirjataan tilille se tilaluokkakerroin, jota kyseisen tilin saamien kustannusten painotuksessa käytetään sisäisen vuokran laskennassa. Mikäli tilille ei merkitä tilaluokkakerrointa, tilin kustannukset kohdistuvat sisäisessä vuokrassa huonealan perusteella. Tilaluokkaa Toimistotilat käytetään normeeraavana kertoimena.
Virtuaalitiloille käytetään pääosin omaa tilaluokkaa Virtuaalitila. Mikäli kohdetta voidaan kuvata muulla tilaluokalla, kuten Asunto, Toimisto tai Varasto, se voidaan määritellä tarkemmin kyseisellä tilaluokalla.
Koska tilaluokkakertoimet sidotaan aina asiakasorganisaation tilikarttaan, asiakkaalla on mahdollisuus lisätä tilikarttaan tilejä ja muuttaa kirjauskäytäntöjään tukemaan entistä paremmin Modulon laskentalogiikkaa. Mikäli yksittäisellä tilillä käsitellään useita erityyppisiä kustannuseriä, tilaluokkakerroin ei pysty huomioimaan kustannusjakoa oikein.
3.6 Sisäänvuokratut kohteet
Modulossa sisäänvuokrasopimuksilla vuokratut tilat kuuluvat tilahallinnan ja sisäisen vuokran kokonaisuuteen samalla tavalla kuin omistetut tilat. Sisäänvuokrakohteille tilakustannus muodostuu vuokrasopimuksen ja erikseen budjetoitujen muiden kuluerien mukaisesti.
Jos yhdestä kohteesta on vuokrattu tiloja useammalla sisäänvuokrasopimuksella tai yhdessä sisäänvuokrasopimuksessa on sovittu useamman eri kokonaisuuden vuokraamisesta eri neliöhinnoilla, Modulo kohdistaa kustannukset vuokra-alueiden mukaisesti.
3.7 Kustannusten käsittelyn estot
Modulossa voidaan määritellä kustannusten käsittelyyn estoja. Yksittäiseltä tilalta, tilaluokalta tai kustannuspaikalta voidaan estää
24.8.2023
• tilikohtaisesti tietyn kustannuserän kohdistuminen
• yhteiskäyttötiloilta jyvittyvät kustannukset (pois lukien tilaluokat)
• kaikkien kohdistuvien kustannusten kohdistaminen
• erityistapauksissa ylemmille kohdehierarkian tasoille kirjattujen kustannusten kohdistaminen.
4 Käyttöomaisuusrekisteri
Modulon käyttöomaisuusrekisteriä voidaan hyödyntää asiakkaan kirjanpidossa käytössä olevan kiinteän omaisuuden käyttöomaisuusrekisterin laajennuksena tai sillä voidaan korvata kiinteän omaisuuden käyttöomaisuusrekisteri.
Käyttöomaisuusrekisteriin sisältyy useita toiminnallisuuksia, kuten mahdollisuus kiinteistöinvestointien kymmenen vuoden ALV-tarkistuslaskennalle. Sisäisen vuokrauksen käsikirjassa keskitytään käyttöomaisuusrekisterin hyödyntämiseen sisäisen vuokrauksen näkökulmasta.
4.1 Modulon käyttöomaisuusrekisteri
Modulon käyttöomaisuusrekisterin avulla aktivoinnit voidaan kohdistaa kohdehierarkian mukaisille kohdetasoille. Jokaiselle aktivoinnille määritellään erikseen, kohdistuuko se koko kohteelle, kuten rakennukselle, vai tiloille. Tiloille kohdistuvat aktivoinnit kohdistetaan ensin kohteelle ja sitten erikseen tarkemmin sen tiloille. Suositeltavaa on kohdistaa investointi sen luonteen mukaan mahdollisimman tarkalle tasolle.
Käyttöomaisuusrekisterin omaisuusryhmille valitaan tuloslaskelman poistotilit. Poistot voidaan viedä automaattisesti Modulon käyttöomaisuusrekisteristä suoraan sisäisen vuokran perusteena olevaan budjettiin ja huomioida investoinnin tarkka kohde, poistoaika ja poistomäärä. Tehdyt kertapoistot eivät siirry budjettiin, vaan ne pitää budjetoida erikseen.
Budjetointia varten käyttöomaisuusrekisteriin viedään myös seuraavan tilikauden investointiennusteita. Tämä mahdollistaa poistojen budjetoimisen kohteiden uusille aktivoinneille. Ennusteet merkitään selkeästi eroteltuna toteutuneista ja korvataan aikanaan toteutuneella aktivoinnilla.
4.2 Poistot kirjanpitoon
Modulon käyttöomaisuusrekisteriä voidaan käyttää myös osakirjanpitona. Tällöin Modulon käyttöomaisuusrekisteri korvaa erillisen käyttöomaisuusrekisterin.
24.8.2023
Kuukausittaiset poistot voidaan viedä Modulosta kirjanpitoon integraatiolla tai Excel-pohjaisena siirtotiedostona. Kullekin käyttöomaisuusryhmälle määritellään erikseen kirjanpidon poistotili ja käytettävä tasetili. Tätä varten Modulossa on käyttävissä tasetililuettelo. Tilinpäätöksen liitetiedoissa voidaan hyödyntää Modulon tietotaulukoita.
5 Budjetointi
Modulossa sisäisen vuokran budjetin muodostaa asiakas. Modulo tuottaa osan budjetoitavista kuluista automaattisesti. Budjetointi tehdään kohteittain tilikartan mukaisesti. Tämä käsikirja sisältää suositellut budjetointitasot yleisimmille kuluerille.
5.1 Tilikartta
Modulossa käytetään asiakasorganisaation tulostilikarttaa sellaisenaan Modulon tilikartalle asettamat vaatimukset huomioiden. Modulossa tilikartta on nelitasoinen, ja se koostuu tiliryhmästä, tililajista, tilinimikkeestä ja tilistä.
Mikäli asiakas budjetoi tilitasolle, käytetään kolmitasoista hierarkiaa, jossa jokaista tiliä vastaa identtinen tilinimike.
Jos asiakas budjetoi tilinimiketasolle, käytetään nelitasoista hierarkiaa. Tällöin jokaiseen budjetoitavaan tilinimikkeeseen voi kuulua yksi tai useampi tili, jonka kustannuksia voidaan seurata Modulossa.
Mikäli asiakasorganisaation tulostilikartassa on enemmän kuin neljä tasoa, Maakuntien tilakeskus sovittaa tilikartan Moduloon yhteistyössä asiakkaan kanssa.
Modulossa tilikartta on sidottu päivämäärään. Tilikarttaan voidaan kuitenkin tehdä muutoksia tarvittaessa. Yleensä isot muutokset tehdään tilikausien taitteessa. Asiakasorganisaatio tekee tilikartan muutoksista palvelupyynnön Maakuntien tilakeskukselle, joka vastaa tilikartan päivittämisestä Moduloon. Budjetointiprosessissa on huomioitava seuraavan kauden tilikartan muutokset.
5.2 Kohdehierarkia budjetoinnissa
Modulossa käytettävän kohdehierarkian runko esiteltiin luvussa 3.1. Kohteiden tietoja ylläpidetään tilahallinnassa. Budjetointiprosessissa on ennakoitava myös budjettikauden tulevat kohdemuutokset. Esimerkiksi uudisrakennukset perustetaan Moduloon viimeistään budjetoinnin aikana, jotta niille voidaan
24.8.2023
budjetoida kuluja. Jos kohteen voimassaolo muuttuu, budjettiin on tehtävä budjettimuutos.
Modulossa voidaan budjetoida kaikille muille kohdehierarkian tasoille paitsi tasolle Muu kohde. Muiden kohteiden kustannusten käsittely ratkaistaan tapauskohtaisesti. Myös sellainen kiinteistö, jolla ei ole rakennuksia eikä näin ollen tiloja, joudutaan ratkaisemaan erikseen. Koska kaikkia erikoistapauksia ei ole voitu ennakoida, ne on huomioitava budjetointiprosessissa.
5.3 Sisäisen vuokran budjettipohjan luonti Modulossa
Modulon budjettipohja muodostuu Modulon käyttöomaisuusrekisteristä ja sisäänvuokrasopimusrekisteristä tuotavista poistoista ja vuokrista sekä erilliskorvauksista. Käyttömenojen osalta budjettipohjaan voidaan kopioida pohjaksi edellisen vuoden budjetti tai toteumatiedot.
Poistot siirtyvät budjettipohjaan käyttöomaisuusrekisteristä. Poistot, jotka kohdistuvat kokonaisille kohteille, tuodaan kyseisen kohteen budjetissa määritellyille poistotileille. Tiloihin kohdistetut aktivoinnit tuodaan kohteen alle omaan kohdejoukkojen salkkuun. Poistotilit, joille poistoja tuodaan, on lukittu budjettipohjassa. Tämä tarkoittaa, että poistojen muutokset tai korjaukset tehdään aina käyttöomaisuusrekisteriin.
Kohteiden ja vuokra-alueiden sopimusrivit ja erilliskorvaukset siirtyvät budjettipohjaan sisäänvuokrasopimuksista. Sopimusriviltä vuokra kohdistuu budjetissa vuokra-alueeseen. Koska budjettipohjan luomisen aikana sopimuksissa ei yleensä ole vielä tiedossa budjetoitavan kauden vuokria, budjettiin tuotuja kulueriä voidaan muokata budjetissa.
5.4 Budjetointityökalu ja tilikartan hyödyntäminen budjetoinnissa
Modulon budjetointi on sidottu kohdehierarkiaan. Budjetointi tehdään kustannuspaikkatason sijaan suoraan valitulle kohdetasolle. Budjetointityökalussa esitetään sisäänvuokra-alueet ja aktivoinnit omina salkkuinaan. Modulossa voidaan budjetoida myös omilla tasoillaan tiettyjä kulueriä vain omistetuille tai vain vuokratuille tiloille.
Modulossa on mahdollista tehdä prosenttimääräisiä tilikorotuksia. Budjettiin viedään arvonlisäverottomat kulut.
Suositeltava kohteen budjetointitaso riippuu budjetoitavasta erästä ja asiakasorganisaation kirjauskäytännöstä. Taulukossa 1 on kuvattu kulubudjetoinnin kirjaustasosuositus omistetuille ja taulukossa 2 vuokratuille kohteille.
24.8.2023
Komponentti Kuluerä
Suositeltu budjetointitaso
ylläpitovuokra hallinto koko organisaatio
ylläpitovuokra henkilöstökulut hallinnon osalta koko organisaatio, huolto kampuksittain
ylläpitovuokra jätehuolto kampus/kiinteistö
ylläpitovuokra kaukokylmä rakennus
ylläpitovuokra kiinteistövero kiinteistö/rakennus/rakennuksen osa
ylläpitovuokra korjaukset kiinteistö/rakennus/rakennuksen osa
ylläpitovuokra käyttö ja huolto rakennus
ylläpitovuokra lämmitys rakennus
ylläpitovuokra muut hoitokulut kampus/kiinteistö/rakennus
ylläpitovuokra siivous rakennus
ylläpitovuokra sähkö rakennus
ylläpitovuokra ulkoalueiden huolto kampus/kiinteistö
ylläpitovuokra vahinkovakuutukset kiinteistö/rakennus ylläpitovuokra vartiointi kiinteistö/rakennus
ylläpitovuokra vesi ja jätevesi rakennus ylläpitovuokra vuokrat vuokra-alueittain Modulosta
pääomavuokra poistot ja arvonalentumiset kohteittain ja kohdistusjoukoittain Modulosta
pääomavuokra rahoituskulut kiinteistö/rakennus muut erät sairaalakaasut rakennus
Taulukko 1. Kulubudjetoinnin kirjaustasosuositus omistetuille kohteille.
Komponentti Kuluerä Suositeltu budjetointitaso ylläpitovuokra hallinto koko organisaatio
ylläpitovuokra henkilöstökulut hallinnon osalta koko organisaatio ylläpitovuokra jätehuolto rakennus
ylläpitovuokra siivous rakennus ylläpitovuokra sähkö rakennus ylläpitovuokra vesi ja jätevesi rakennus ylläpitovuokra kokonaisvuokrat vuokra-alueittain Modulosta
ylläpitovuokra ylläpitovuokrat vuokra-alueittain Modulosta pääomavuokra pääomavuokrat vuokra-alueittain Modulosta
pääomavuokra poistot ja arvonalentumiset kohteittain ja kohdistusjoukoittain Modulosta
pääomavuokra rahoituskulut rakennus muut erät sairaalakaasut rakennus
Taulukko 2. Kulubudjetoinnin kirjaustasosuositus vuokrakohteille.
5.5 Budjetoinnin toteutus
Maakuntien tilakeskus suosittelee Modulon budjetointityökalun käyttämistä sisäisen vuokran kulujen budjetoimiseen. Budjetointi tehdään yhteistyössä asiakasorganisaation ja Maakuntien tilakeskuksen kesken asiakaskohtaisen vuosikellon mukaisesti. Pääsääntöisesti vuosibudjetointi käynnistyy Modulon kuukausikokouksessa, jolloin Maakuntien tilakeskus avaa budjetointipohjan asiakkaan käyttöön erikseen sovitun periaatteen mukaisesti.
Kuten aiemmin todettiin, Modulon tilahallinnassa budjetointivuonna tapahtuvat muutokset vaikuttavat budjetointipohjaan. Muutokset tilikarttaan ja organisaatiohierarkiaan toteutetaan ensisijaisesti ennen budjettipohjan avaamista. Lähtökohtaisesti budjetoidaan kerran vuodessa, mutta budjetista voidaan kuitenkin tehdä useita versioita.
6 Sisäisen vuokran veloitus ja toteumatiedot
Tässä luvussa käsitellään, kuinka luvussa 5 käsiteltyä budjetointia käytetään sisäisen vuokran veloituksen pohjana. Moduloon voidaan tuoda veloituksen lisäksi toteutuneet kustannukset, joiden pohjalta on mahdollista tasata sisäistä vuokraa.
6.1 Kuukausittainen sisäisen vuokran veloitus
Modulon kuukausittainen sisäisen vuokran veloitus on budjettiperusteinen. Veloitus kohdistetaan sisäisen vuokran veloituskuukaudella voimassa oleviin kohde-, tila- ja käyttäjätietoihin. Veloitus huomioi tietojen muutokset päivätasolla koko veloituskuukauden ajalta.
Sisäisen vuokran veloitus tehdään sovittujen aikataulujen mukaisesti. Lähtökohtaisesti veloitus tehdään kuluvalle kuukaudelle, mutta se voidaan erikseen sovittaessa tehdä myös edeltävältä kuukaudelta. Laskentaproseduurista ja sen toteuttavista talousajoista kerrotaan lisää luvussa 7.
Asiakas ja Maakuntien tilakeskus käyvät yksityiskohtaisesti läpi vastaanottavan talousjärjestelmän muotovaatimukset ja tarpeet laskentadimensioissa. Tällaisia voivat olla esimerkiksi ALV-koodit tai kumppanikooditus. Lisäksi käsitellään veloituksen vastakirjauksen logiikka ja muut tuloutukseen vaikuttavat dimensiot. Muutokset tehdään läheisessä yhteistyössä hallitusti erikseen sovittavien käytäntöjen mukaisesti.
Maakuntien tilakeskus suosittelee sisäisen vuokran aineistojen toimittamista integraation avulla. Tällöin aineistojen valmistumisesta annetaan tieto
asiakkaan määrittelemille tahoille. Aineistojen toimittamisesta muilla tavoin sovitaan erikseen.
6.2 Kuukausittaiset toteumatiedot
Sisäisen vuokran veloitus perustuu budjetoituihin kuluihin. Se tehdään lähtökohtaisesti kuluvalta kuukaudelta. Toteumatiedot sen sijaan perustuvat nimensä mukaisesti toteutuneisiin kuluihin, ja ne kohdistetaan Modulossa edelliselle kuukaudelle. Näin kaikki ennakoimattomatkin tilahallintaan tehdyt muutokset huomioidaan toteumatiedoissa.
Toteumatietoja voidaan verrata Modulossa esimerkiksi kohdetasolla budjettiin ja tilatasolla veloitukseen. Tietoja voidaan käyttää myös sisäisen vuokran veloituksen tasaamiseen. Jos aineistoja tuodaan Moduloon Excelillä, tarvitaan erillinen käsittely. Niinpä Maakuntien tilakeskuksen vahva suositus on rakentaa integraatio toteumatietojen toimittamista varten. Tuontitavasta riippumatta Maakuntien tilakeskus käy aina asiakkaan kanssa läpi toteuman käsittelyyn liittyvät erityiskysymykset sekä muut tiedon toimittamiseen ja muotoon liittyvät seikat.
Toteumatietojen kirjauskäytäntö, käytettävissä olevat dimensiot ja aineiston poimintasäännöt asiakasorganisaation talousjärjestelmästä vaikuttavat siihen, kuinka hyvin toteuma saadaan vastaamaan budjettia Modulossa. Tavoitteena on, että budjetti ja toteumatiedot ovat Modulossa keskenään vertailukelpoisia, jolloin sekä budjettia että veloitusta voidaan vertailla toteumaan luotettavasti. Mikäli toteumatietoja saadaan esimerkiksi vain kampustasolla, mutta budjetti on laadittu Moduloon rakennustasoisena, laskenta on enemmänkin suuntaa antavaa kuin täydellistä.
6.3 Sisäisen vuokran tasaus toteuman perusteella
Mikäli Moduloon tuotu toteumatieto vastaa pääosin Moduloon laadittua budjettia, toteumaa ja veloitusta voidaan vertailla luotettavasti Modulossa. Vaikka Modulossa ei varsinaista sisäisen vuokran tasausta tehdä, tiedoista voidaan kuitenkin muodostaa aineisto sitä varten.
Maakuntien tilakeskus voi laatia asiakasorganisaatiolle erikseen sovittaessa tasausaineiston esimerkiksi puolivuosittain. Tiedon toimittamiseen ja sisältöön liittyvät yksityiskohdat käydään läpi asiakaskohtaisesti.
24.8.2023
7 Laskentamalli
Modulon laskentamalli koostuu laskentaproseduurista ja sen toteuttamisesta talousajoina. Samaa mallia käytetään budjetille, veloituksille ja toteumille, jotka ovat omia periodityyppejään Modulossa. Laskentamallin käyttäminen edellyttää, että yllä luvussa 3 kuvatut kohde- ja tilahallinnan tiedot ovat ajan tasalla. Mikäli luvussa 4 kuvattu käyttöomaisuusrekisteri on käytössä, myös sen on oltava ajan tasalla.
7.1 Laskentaproseduuri
Modulossa sisäisen vuokran laskenta tapahtuu vaiheittain. Laskennan vaiheet on esitetty kuviossa 3.
tilatiedot kulut
tileittäin kulut kohdistus
Tilatiedot-vaiheessa talousperiodille kiinnitetään periodin aikaväliä, yleensä kuukautta, vastaavat tilatiedot päivän tarkkuudella. Samalla huomioidaan myös kohteiden voimassaolon muutokset, esimerkiksi päättyneet tai alkaneet kohteet. Periodiin kiinnitettävät tilatiedot ovat
• organisaatiotaso 6 tai yhteistilakoodi
• tilaluokka
• kustannuksien ja jyvitysten estot
• vuokra-alue (sisäänvuokraus)
• rakennuksen osa
24.8.2023
Tässä vaiheessa tiedot lukittuvat periodiin. Mikäli näitä tietoja muutetaan, periodin laskentaproseduuri täytyy uusia.
Kulut tileittäin -vaiheessa lähtöaineistossa olevat kulut käsitellään tilikartan mukaisesti. Tässä vaiheessa tarkistetaan tilien ja kohteiden voimassaolo.
Kulujen kohdistus -vaiheessa eri kohdetasojen tilitasoiset kulut kohdistetaan kohdehierarkian mukaisesti tiloille. Tässä vaiheessa huomioidaan tilaluokat ja niiden kertoimet sekä tilojen laajuus. Kaikkia tilejä ei painoteta tilaluokkakertoimella, jolloin kohdistus tehdään huonealapohjaisesti. Tämän vaiheen jälkeen jokaiselle tilalle on laskettu kohdistettu tilakustannus.
Jyvitys-vaiheessa yhteiskäyttötiloille kohdistuneet kustannukset jyvitetään kaikille muille tiloille. Tämän vaiheen jälkeen jokaiselle muulle kuin yhteiskäyttötilalle on laskettu jyvitetty tilakustannus. Yhteiskäyttötiloille esitetään Modulossa kohdistettu tilakustannus, mutta jyvitetty tilakustannus on niille aina nolla.
Vyörytys-vaiheessa tyhjille ja muille erityisen tilankäytön tiloille jyvitetyt kustannukset vyörytetään käytössä oleville tiloille eli tiloille, joilla on sisäinen käyttäjä. Toisin sanoen lopullinen vyörytetty tilakustannus lasketaan vain niille tiloille, joille voidaan osoittaa maksaja. Vyörytyssäännöt perustuvat käytössä olevaan tilankäyttötilanteeseen, ja ne on määritelty kaikille erityisille tilankäyttötilanteille erikseen.
7.2 Talousajojen toteutus
Periodin laskentaproseduurin tuottaminen tehdään Modulossa osana periodin talousajoa. Modulon talousajot tuottaa Maakuntien tilakeskus. Kuukausittaisten veloitusten ja toteumien talousajot ajoitetaan asiakkaan kanssa sovitun kuukausikellon mukaisesti. Budjetin ja budjettimuutosten talousajoista sovitaan erikseen, samoin talousajojen uusimisesta.
Jo tehdyn talousajon lisäksi Modulosta voidaan tuottaa myös korjausaineistoja. Tällöin esimerkiksi normaalisti tehdyn veloituksen lisäksi kootaan erillinen korjausaineisto samalle kuukaudelle. Näin korjauksen sisältöä on helppo tarkastella.
24.8.2023
Kuviossa 4 on esimerkki kuukausiaikataulusta. Sekä veloituksen että toteuman aikataulut sovitaan asiakaskohtaisesti. Aikataulun mukaan Maakuntien tilakeskus saa automaattisesti herätteen sovituista toimenpiteistä ja muistuttaa asiakasorganisaatiota sen vastuulla olevista tehtävistä ja tarkastuksista. Poikkeukset aikatauluun käsitellään erikseen yhteisissä Modulon kuukausipalavereissa ja pysyvät muutokset kvartaalikokouksissa.
Kun kuukausittaista talousajoa tehdään, tilojen käyttäjä- ja tilatietojen on oltava päivitettynä periodin aikavälillä suunnitelmien mukaisesti. Tarvittavat tarkistukset tehdään talousajoprosessissa. Havaitut virheet tai puutteet korjataan viipymättä sovitun vastuunjaon mukaisesti.
8 Ulosvuokrauksen vaikutukset
Asiakasorganisaatio hallitsee tilojen ulosvuokraustaan Modulossa, jossa vuokrakohteet kiinnitetään tiloihin ja sopimukseen. Ulosvuokra-alueella voi olla ulosvuokrattua tilaa sekä osittain oman organisaation käytössä olevia yhteisiä tiloja.
Budjetoidut kulut käsittävät lähtökohtaisesti koko rakennuksen, jolloin Modulossa myös ulosvuokratuille tiloille kohdistetaan sisäinen vuokra, jota ei peritä osana sisäistä vuokraa. Sisäinen vuokra ei ole sama kuin omakustannushinta. Mikäli ulosvuokrattujen tilojen omakustannushintaa halutaan simuloida Modulosta, tulee tietyt kuluerät estää ulosvuokratuilta tiloilta. Simuloitua hintaa
24.8.2023
voidaan käyttää vuokranmäärityksen pohjana, mutta vuokrahinta määritellään sopimuskohtaisesti.
8.1 Käyttöoikeudella luovutetut tilat
Asiakasorganisaatio hallitsee käyttöoikeudella luovuttamiaan tilojaan Modulossa. Käyttöoikeudella luovutetuilla tiloilla tarkoitetaan tässä yhteydessä asiakasorganisaation ilman varsinaista vuokrasopimusta luovuttamia tiloja, joista tilojen käyttäjältä ei peritä tilavuokraa.
Mikäli tilojen käyttöoikeus perustuu palvelu- tai johonkin muuhun sopimukseen ja käyttäjältä peritään kiinteää kuukausimaksua tilojen käytöstä, tilat käsitellään ulosvuokrattuina tiloina. Tällöin niistä luodaan Modulossa ulosvuokrasopimus.
Käyttöoikeudella luovutetuille tiloille voidaan syöttää tilatietoja kuten asiakkaan omassakin käytössä oleville tiloille. Tilanteen mukaan tilat tulisi merkitä yhteiskäyttötiloiksi tai käyttäjälle, joka vastaa tiloissa tuotetusta palvelusta.
9 Raportointi
Sisäisen vuokran raportointi voidaan jakaa kolmeen eri kokonaisuuteen: Modulosta saadaan operatiivista raportointia. Modulon lisäksi tietoja voidaan raportoida myös Maakuntien tilakeskuksen PowerBI-ympäristöstä. Kolmantena kokonaisuutena voidaan tuottaa vertailuraportointia eri asiakkaiden väliltä.
Modulossa operatiivinen raportointi tilatiedoista perustuu päivämäärään ja talouden periodien raportointi taas aikajaksoon. Talousperiodeja voidaan raportoida lähtötietoina tai laskentaproseduurin jälkeen laskettuna aineistona.
PowerBI-ympäristössä raportointi ei perustu reaaliaikaiseen tilanteeseen, vaan tiedot siirtyvät järjestelmä toiseen tietyin aika välein. Keskeisiä käyttötapauksia ovat esimerkiksi trendiraportointi ja tilannekuvanäkymä.
Valtakunnallista vertailuraportointia varten Moduloon on toteutettu asiakasorganisaation tilikartan ja Modulon kiinteistökaavaan perustuvan tilikartan mukainen kohdistus. Hyvän vertailtavuuden saavuttamiseksi tarvitaan asiakasorganisaatioiden toimintamallien, tiliöintikäytäntöjen, poistosuunnitelmien ja organisaatiorakenteiden yhtenäistämistä
2023
Maakuntien tilakeskus Oy
maakuntientilakeskus.fi
#tilatieto #kiinteistötieto
#kiinteistöjohtaminen #tilajohtaminen