Espoonlahden terveysasema. Kuva: Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue.
Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueella selvitettiin, mikä on toimintamallin vaikutus tilaratkaisuun. Työ toteutettiin yhteistyössä Maakuntien tilakeskuksen, Delfoi Consultingin ja C.F. Møller arkkitehtien kanssa. Kehityshankkeen mukaan tehokas tilojen toimintamalli vähentää parhaimmillaan tilatarvetta jopa kolmanneksella.
Hyvinvointialueet eri puolilla Suomea etsivät aktiivisesti uusia tapoja tehostaa toimitilojensa käyttöä ja parantaa palveluidensa laatua. Tehokas tilaratkaisu on hyvän tilasovituksen ja toiminnan tarpeita vastaavan tilasuunnittelun lopputulos. Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueella haluttiin ymmärtää, mikä vaikutus palvelutuotannon toimintamallilla on terveysaseman ja perhekeskuksen tiloihin.
Hankkeen erityispiirre oli sen tutkimuksellinen lähestymistapa. Tutkimuksessa selvitettiin, mikä vaikutus sillä on tiloihin, tilojen käyttöönoton muutosjohtamiseen, toiminnanohjausjärjestelmän järjestelmätarpeisiin sekä kustannusvaikutuksiin, jos sama määrä henkilöstöä tekee työtä eri toimintamalleilla.
Hankkeen tarkoituksena oli tuottaa tutkimuksellista tietoa tulevien tilahankkeiden päätöksenteon tueksi. Hankkeen aineistoa hyödynnetään tilasuunnittelun ensimmäisessä vaiheessa. Tuotetun materiaalin avulla käyttäjien kanssa on jatkossa selkeä keskustella toimintamallin vaikutuksesta tilasuunnitteluun ja edesauttaa näin sitoutumaan tuleviin tilaratkaisuihin.
Käytännön tarpeesta konkreettisiin tuloksiin
Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen tilasuunnittelupäällikkö Anu Norros kertoo, että hankkeen lähtökohta oli käytännön tarve.
”Vuokrasopimuksien kilpailutuksen yhteydessä meidän pitää tietää, mikä toimintatapa tukee parhaiten palvelutuotantoamme, jotta osaamme määritellä tilat oikein. Tehokkaimmillaan tilat ovat silloin, kun ne on suunniteltu vastaamaan käyttötarkoitustaan. Tämä tutkimus konkretisoi meille toimintamallin vaikutuksen pohjaratkaisuun ja tarvittavien tilojen määrään.”
Tutkimuksessa kiinnitettiin henkilöstön määrä, mutta tilojen toimintamalli vaihteli. Tämän jälkeen tutkittiin, minkälainen pohjaratkaisu tuki kutakin toimintamallia parhaiten ja mitkä sen tilalliset vaikutukset olivat. Vertailtavana oli yhden päivän, puolen päivän ja yhteistyömalli.
Tilasuunnittelussa toimintamallin valinta on keskeistä, jotta tilat vastaavat tulevaa tarvetta ja palvelutuotanto ymmärtää, millä periaatteilla tilat on suunniteltu. Yhteinen ymmärrys tavoitellusta toimintamallista tukee myös tilojen käyttöönottoa.
Tulokset osoittivat merkittäviä eroja tilantarpeessa: ”Hanke osoitti, että valittu toimintamalli vaikuttaa paljon tilojen mitoitustarpeeseen ja samalla kustannuksiin”, Norros kertoo. Hänen mukaansa tehokas toimintamalli voi parhaimmillaan vähentää tilatarvetta jopa kolmanneksen verrattuna perinteisempään malliin.
Maakuntien tilakeskus avainroolissa kilpailutuksessa
Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueella ei ollut omia hankintasopimuksia kehitystyön toteuttamiseen. Maakuntien tilakeskuksen avulla löytyi sujuva tie hankekonsulttien kilpailuttamiseen.
”Maakuntien tilakeskuksella oli tärkeä rooli kilpailutusvaiheessa, jotta löysimme oikeat kumppanit projektin toteuttamiseen”, Norros kiittää. ”Tilakeskus tarjosi meille erinomaista hallinnollista tukea ja yhteistyö eri kumppaneiden välillä sujui jouhevasti.”
Maakuntien tilakeskuksen asiakkuuspäällikkö Jussi Niemi korostaa yhteistyön merkitystä hankkeen suunnittelussa.
”Kun Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue kertoi, mitä he haluavat tutkia, tehtävämme oli kysyä tarkentavia kysymyksiä. Näin hyvinvointialueelle kirkastui, mitä he oikeasti tarvitsevat.”
Apua myös muille hyvinvointialueille
Maakuntien tilakeskuksessa on käynnistynyt myös laajempi hyvinvointialueiden teknisten ja toiminnallisten tilakonseptien kehittämishanke, jossa vastaavaa työtä tehdään valtakunnallisesti.
”Kaikki Suomen hyvinvointialueet miettivät nyt samoja asioita: miten järjestää terveysasemat ja perhekeskukset tehokkaasti”, Niemi kertoo.
”Kun tällaisia konsepteja kehitetään, niistä hyötyvät useat hyvinvointialueet. Samalla hankkeen vaikuttavuus ja yhdenmukaistamisen hyödyt kasvavat. Kun toimivia tapoja pystytään laajasti monistamaan, tilatehokkuus ja kustannustehokkuus lisääntyvät valtakunnallisesti”, Niemi arvioi.
Hyvinvointialueiden toimitilakustannukset vuonna 2024 olivat noin 2,2 miljardia euroa, joista kaksi kolmasosaa oli vuokria. Näin ollen jo muutaman prosentin lasku olisi merkittävä.
Käytännön työkalu tuleviin hankkeisiin
Hanke toi Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueelle käytännön työkalun tuleviin tilahankkeisiin. Kehitetyt kolme toimintamallia helpottavat jatkossa keskusteluja henkilöstön kanssa.
”Voimme esitellä työntekijöille kolme valmista mallia ja kartoittaa, mikä niistä sopisi parhaiten eri tilanteisiin”, Norros selittää käytännön hyötyä.
Tutkimuksellinen ote osoitti myös tuen tarpeen muutoshankkeissa: ”Nyt voimme osoittaa, että jos tilatehokkuutta halutaan, muutos edellyttää toimintatapojen muutosta ja muutostukea henkilöstölle.”
Tervetuloa mukaan valtakunnalliseen työhön!
Norros ja Niemi rohkaisevat muita hyvinvointialueita vastaavaan yhteistyöhön. Maakuntien tilakeskuksen asiantuntemus, Modulon kattavat tilatiedot ja valmiiksi kilpailutetut kumppanit ovat hyvinvointialueille hyödyllisiä resursseja vastaavissa kehityshankkeissa.
”Kannattaa määritellä tarkkaan, mitä haluaa tutkia ja kuinka paljon oma organisaatio pystyy osallistumaan hankkeeseen”, Norros neuvoo. ”Maakuntien tilakeskuksen avulla löytää sitten oikeat asiantuntijayritykset tekemään työn.”
Niemi kertoo, että Maakuntien tilakeskus toivottaa lisää hyvinvointialueita tervetulleiksi kehittämään yhdenmukaisia toimintatapoja ja tilaratkaisuja: ”Vuoden alussa käynnistynyt valtakunnallinen teknisten ja toiminnallisten tilakonseptien hankkeemme jatkuu. Otamme siihen mieluusti mukaan hyvinvointialueiden asiantuntemusta ja näkemyksiä.”
Lue myös
- Hyvinvointialueiden tilainvestointitarve jopa 5,3 miljardia euroa
- Kiinteistö- ja toimitilastrategiset tavoitteet ja linjaukset Pohjois-Savoon
- Kainuussa edistyksellinen tapa käsitellä sisäisiä vuokria Modulossa
Jaa sosiaalisessa mediassa