Maakuntien tilakeskus Oy:n tietosuojaseloste

Tämän tietosuojaselosteen tarkoituksena on selvittää, mitä henkilötietoja Maakuntien tilakeskus kerää asiakkaistaan, yhteistyökumppaneistaan, verkkosivustojensa käyttäjistä, muista mahdollisista sidosryhmistään ja omasta henkilöstöstään.

Lisäksi tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten tietoja säilytetään ja käytetään.

Jäljempänä Maakuntien tilakeskuksesta käytetään nimitystä rekisterinpitäjä ja henkilöstä, joiden tietoja tilakeskus kerää, rekisteröity. Rekisteröity on aina luonnollinen henkilö, mutta tietojen kerääminen ja käsittely voivat liittyä ja liittyvät usein myös rekisteröidyn asemaan suhteessa oikeushenkilöön.

1.    Rekisterinpitäjä

Nimi: Maakuntien tilakeskus Oy
Y-tunnus: 2809806–2
Osoite: Lintulahdenkatu 5 A, 00530 Helsinki
Sähköposti: asiakaspalvelu@maakuntientilakeskus.fi
Tietosuojavastaava: Saija Selkälä, tietosuojavastaava@maakuntientilakeskus.fi

2.    Tietojen kerääminen ja käsittely

Rekisterinpitäjä kerää ja käsittelee tietoja seuraavia tarkoituksiaan varten:

• täyttääkseen rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen, esimerkiksi
  • asiakassuhteen hoitamiseksi ja kehittämiseksi
  • palvelun toteuttamiseksi
  • asiakastapahtumien varmentamiseksi

• toteuttaakseen rekisterinpitäjän oikeutettuja etuja, esimerkiksi
  • asiakaspalvelunsa ja liiketoimintansa kehittämiseksi
  • markkinointiin ja viestintään
  • tietojen analysoimiseksi ja tilastoimiseksi
  • mielipide- ja markkinatutkimuksiin
• kerätäkseen ja käsitelläkseen rekisteröidyn erityisellä suostumuksellaan antamia henkilötietoja myös muihin kuin edellä mainittuihin tarkoituksiin, esimerkiksi
  • uutiskirjeiden ja muiden viestien lähettämiseen
• täyttääkseen lakisääteiset työantajavelvoitteensa

3.    Tietoryhmät

Rekisterinpitäjä kerää ja käsittelee seuraavia tietoja:

• yhteystiedot, kuten nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite,
• rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus
• asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten asiakaspalautteet
• viestinnän toteuttamiseen ja palveluiden käyttöön liittyvät tiedot, kuten selailu- ja hakutiedot
• asiakkaan mahdollisesti antamat kiinnostustiedot,
• mahdolliset tarjonnanestotiedot sekä
• mahdolliset muut rekisteröidyn itsensä vapaaehtoisesti antamat tiedot

4.    Tietolähteet

Rekisterinpitäjä kerää ja käsittelee tietoja seuraavista lähteistä:

• asiakkaalta itseltään, esimerkiksi sähköpostilla, puhelimitse, nettilomakkeella tai muulla vastaavalla tavalla sekä sopimuksista
• evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Näiden avulla rekisterinpitäjä kerää, käsittelee ja analysoi verkkosivustojensa ja uutiskirjeidensä käyttöön liittyviä tietoja. Tullessaan verkkosivuille tai selaimensa asetuksista rekisteröity voi valita, hyväksyykö hän ei-välttämättömien evästeiden käytön ennen kuin käyttää sivustoa.
• asiakastietopalveluista ja muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä.

5.    Tietojen säilyttäminen

Rekisterinpitäjä säilyttää henkilötietoja niin kauan kuin henkilötietojen käsittely on tarpeen asiakas-, työ- tai muun sidosryhmäsuhteen tarkoitusten toteuttamiseksi tai palvelujen tarjoamiseksi rekisteröidylle tai rekisteröidyn edustamalle oikeushenkilölle, ja korkeintaan kaksi vuotta sen jälkeen, ellei laki, kuten esimerkiksi kirjanpitolaki, muuta edellytä.

6.    Tietojen suojaaminen

Sähköisesti tallennetut tiedot

Tietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne rekisterinpitäjän työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä rekisteritietoja.

Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja.

Manuaalinen aineisto

Jos sähköisesti tallennetusta rekisteristä tulostetaan manuaalista aineistoa, aineisto säilytetään lukitussa tilassa ja ainoastaan rekisterinpitäjällä on aineiston käyttöoikeus.

7.    Tietojen luovuttaminen

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa sopimussuhteessa oleville yhteistyökumppaneilleen rekisterinpitäjän tuotteiden ja palveluiden tarjoamis-, myynti- ja markkinointitarkoituksiin, ellei rekisteröity ole kieltänyt tällaisia luovutuksia.

Lisäksi rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja esimerkiksi alihankkijoilleen ja palveluntarjoajilleen, kuten esimerkiksi ulkoistettu puhelinvaihde, työterveyshuolto, ulkoistettu kirjanpito ja palkanlaskenta, IT-tuki, palvelinylläpito ja palvelutuotanto.

Kun rekisterinpitäjä luovuttaa henkilötietoja yllä mainituille toimijoille, se huolehtii, että osapuolten välillä on tietosuoja-asetuksen edellyttämä käsittelysopimus.

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, joilla ei ole yhteistyötä rekisterinpitäjän kanssa.

Tietoja voidaan soveltuvan tietosuojalainsäädännön sallimissa rajoissa siirtää EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella sijaitsevalle palvelimelle tallennettavaksi ja käsiteltäväksi rekisterinpitäjän lukuun. Tällöin rekisterinpitäjä huolehtii, että siirto tapahtuu tietosuojalainsäädännön edellyttämiä hyväksyttyjä suojakeinoja käyttäen (esim. Euroopan komission vakiosopimuslausekkeet).

8.    Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

Suostumuksen peruuttaminen

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus koska tahansa, silloin kun käsittely perustuu suostumukseen. Peruuttaakseen suostumuksena rekisteröity voi olla yhteydessä kohdassa 1. mainittuun osoitteeseen.

Tarkastus- ja oikaisuoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa hänestä rekisteriin tallennetut tiedot. Tarkastuspyynnöt lähetetään kohdassa 1. mainittuun osoitteeseen.

Jos rekisteröidyissä tiedoissa on virheitä, rekisteröity voi pyytää virheen korjaamista rekisterinpitäjälle.

Kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä tietojaan suoramainontaan, etämyyntiin ja muuhun suoramarkkinointiin sekä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

Kielto- ja oikaisuasioissa rekisteröity voi olla yhteydessä kohdassa 1. mainittuun osoitteeseen.

Vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli hän kokee tietojansa kerätyn tai käsitellyn lainvastaiseksi tai ettei rekisterinpitäjällä ole oikeutta niihin.

Poisto-oikeus

Jos rekisteröity katsoo, etteivät jotkut tiedot ole tarpeen rekisterinpitäjän tehtävien hoitamisen kannalta, hänellä on oikeus pyytää poistamaan kyseiset tiedot.

Rekisterinpitäjä joko poistaa tiedot tai ilmoittaa perustellun syyn, miksei tietoja poisteta. Mikäli osapuolet ovat asiasta eri mieltä, rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.

Rajoittamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo rekisterinpitäjän rikkoneen tietosuojalainsäädäntöä rekisteröidyn tietojen käsittelemisessä.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisteriin tallennetut henkilötietonsa yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa.

9.    Tietosuojaselosteen päivittäminen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin. Rekisterinpitäjä ilmoittaa päivityksistä kotisivuillaan tai muutoin sähköisesti. Rekisteröityä suositellaan tutustumaan aina viimeisimpään selosteeseen.