Maakuntien tilakeskus kerää henkilötietoja asiakkaistaan, yhteistyökumppaneistaan, verkkosivustonsa käyttäjistä, muista sidosryhmistään ja työnhakijoista. Tälle sivulle on koottu tietoa, miten Maakuntien tilakeskus rekisterinpitäjänä käsittelee ja säilyttää henkilötietoja, millaisia oikeuksia rekisteröidyillä on ja miten niitä voi käyttää.
Rekisterinpitäjä, tietosuojavastaava ja tietosuojaperiaatteet
Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava
Nimi: Maakuntien tilakeskus Oy
Y-tunnus: 2809806–2
Osoite: Firdonkatu 2 T 83, 00520 Helsinki
Sähköposti: asiakaspalvelu(at)www.maakuntientilakeskus.fi
Tietosuojavastaava: Joonas Salminen, tietosuojavastaava(at)www.maakuntientilakeskus.fi
Rekisterit ja kuvaus henkilötietojen käsittelystä
Tässä osiossa kerrotaan, mitä henkilötietoja Maakuntien tilakeskus kerää asiakkaistaan, yhteistyökumppaneistaan, verkkosivustonsa käyttäjistä, muista mahdollisista sidosryhmistään ja työnhakijoista. Lisäksi osiossa selostetaan, miten henkilötietoja käytetään ja säilytetään.
Hyvinvointialuelain (611/2021) 21 §:n mukaisesti Maakuntien tilakeskus ylläpitää hyvinvointialueiden yhteistä tilatietojärjestelmää ja siihen liittyviä palveluja. Maakuntien tilakeskus toimii tilatietojärjestelmässä käsiteltävien henkilötietojen käsittelijänä ja hyvinvointialueet rekisterinpitäjinä. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä tilatietojärjestelmässä saa hyvinvointialueilta.
Asiakasrekisteri
- Rekisterin nimi
Asiakasrekisteri
- Rekisterinpitäjä
Maakuntien tilakeskus Oy
p. 029 471 3000 (vaihde)
- Rekisterin yhteyshenkilöt
Joonas Salminen
tietosuojavastaava
p. 029 471 3000 (vaihde)
tietosuojavastaava(at)www.maakuntientilakeskus.fi
- Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään Maakuntien tilakeskuksen asiakkaiden yhteyshenkilöiden kontaktointiin, asiakkuuksien johtamiseen, palvelupyyntöjen ja vikailmoitusten käsittelyyn, asiakastyytyväisyyskyselyiden toteuttamiseen, ulkoiseen viestintään, tapahtumaviestintään ja ammatillisten verkostojen luomiseen.
Maakuntien tilakeskuksen asiakkaiden yhteyshenkilöiden tietoja käsitellään myös taloushallinnon puolella myyntilaskujen käsittelyn yhteydessä.
Käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 f-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttamiseksi.
Henkilötietojen käsittelyn oikeellisuus on arvioitu rekisterinpitäjän edustajan 16.1.2024 hyväksymän tasapainotestin perusteella.
- Rekisterin tietosisältö
Rekisteri koostuu Maakuntien tilakeskuksen asiakkaiden yhteyshenkilöiden tiedoista:
nimi, yhteystiedot, tehtävänimike, organisaatio, palvelupyynnöt, lähetetyt tapahtumaviestit ja muu asiakasviestintä ja asiakastyytyväisyyskyselyiden vastaukset.
- Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään ja rekisteröidyn työnantajaorganisaatiolta.
- Henkilötietojen säilytysajat
Asiakkuuksien johtaminen ja palvelun tuottaminen
Rekisterin tiedot käydään läpi vuosittain asiakkuuksien johtamisen vuosikellon mukaisesti. Läpikäynnin yhteydessä tarpeettomat tiedot poistetaan.
Asiakastyytyväisyyskyselyt
Asiakastyytyväisyyskyselyitä voi toteuttaa ja vastauksia analysoida ulkopuolinen sopimuskumppani, joka säilyttää tietoja toimeksiannon keston ajan, joka on keskimäärin 2 kuukautta.
Taloushallinto, laskutus
Säilytysajat noudattavat kirjanpitolakia (1336/1997, 2 luvun 10 §).
- Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei luovuteta säännönmukaisesti ulkopuolisille.
Henkilötietojen käsittelijöiden kanssa on tehty tietosuoja-asetuksen 28 artiklan mukainen sopimus henkilötietojen käsittelystä.
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle eikä kansainvälisiin järjestöihin.
Sidosryhmärekisteri
- Rekisterin nimi
Sidosryhmärekisteri
- Rekisterinpitäjä
Maakuntien tilakeskus Oy
p. 029 471 3000 (vaihde)
- Rekisterin yhteyshenkilö
Joonas Salminen
tietosuojavastaava
p. 029 471 3000 (vaihde)
tietosuojavastaava(at)www.maakuntientilakeskus.fi
- Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito sidosryhmien ja sopimuskumppaneiden yhteyshenkilöiden kanssa, asiakkuuksien ja hankintojen johtaminen sekä palveluseuranta. Lisäksi käsittelyn tarkoituksena on yhteystietojen ylläpito ostolaskujen maksamista varten.
Käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 f-kohtaan: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttamiseksi.
Henkilötietojen käsittelyn oikeellisuus on arvioitu rekisterinpitäjän edustajan 16.1.2024 hyväksymän tasapainotestin perusteella.
- Rekisterin tietosisältö
Sidosryhmien yhteyshenkilöiden tiedot: nimi, yhteystiedot, titteli, organisaatio, sidosryhmärooli.
- Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään tai rekisteröidyn työnantajalta.
- Henkilötietojen säilytysajat
Rekisterin tiedot läpikäydään vuosittain asiakkuuksien johtamisen vuosikellon mukaisesti. Läpikäynnin yhteydessä tarpeettomat tiedot poistetaan.
Sopimustoimittajien tiedot säilytetään niin kauan kuin sopimussuhde on voimassa.
Kirjanpitoaineiston säilytysajat noudattavat kirjanpitolakia (1336/1997, 2 luvun 10 §).
- Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei luovuteta säännönmukaisesti ulkopuolisille.
Henkilötietojen käsittelijöiden kanssa on tehty tietosuoja-asetuksen 28 artiklan mukainen sopimus henkilötietojen käsittelystä.
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle eikä kansainvälisiin järjestöihin.
Uutiskirjerekisteri
- Rekisterin nimi
Uutiskirjerekisteri
- Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Käsittelyn tarkoitus
Maakuntien tilakeskuksen uutiskirjeiden lähettäminen.
Uutiskirjeistä seurataan kirjeen ja siihen mahdollisesti sisältyneiden linkkien avaamista. Seurantaa käytetään uutiskirjeiden kehittämiseen, aihealueiden kiinnostavuuden arvioimiseen ja laadun parantamiseen.
Käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a-kohtaan: rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten.
- Rekisterin tietosisältö
Kirjeen tilaajista tallennetaan sähköpostiosoite, nimi ja organisaatio. Näistä tiedoista vain sähköpostiosoitteen antaminen on pakollista.
Lisäksi uutiskirjetyökaluun (Creamailer) tallentuu tieto lähetetyistä uutiskirjeistä ja lähetyksen seurantatiedot, eli onko rekisteröity avannut uutiskirjeen ja mitkä kirjeeseen sisältyvät linkit hän on avannut.
- Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään.
- Henkilötietojen säilytysajat
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin uutiskirjeen tilaus on voimassa. Tiedot poistetaan, jos tilaaja lopettaa tilauksen tai kun sähköpostit eivät ole menneet perille yli 100 päivään.
- Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja luovutetaan henkilötietojen käsittelijä Creamailer Oy:lle, joka toimittaa uutiskirjetyökalun. Creamailer Oy:n kanssa on tehty tietosuoja-asetuksen 28 artiklan mukainen sopimus. Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle eikä kansainvälisiin järjestöihin.
Työnhakijarekisteri
Maakuntien tilakeskus hankkii rekrytointipalveluja Hanselin kilpailuttaman puitesopimuksen nojalla MPS Career Oy:ltä.
Kun kyse on työnhakijoiden rekrytoinnin yhteydessä tehtävästä ilmoitushausta, kevennetystä rekrytoinnista ja rekrytoinnin alkuprosessista tai suorahausta, toimii MPS Career Oy rekisterinpitäjänä. Tietoa työnhakijoiden henkilötietojen käsittelystä saat sivulta Privacy | MPS
Kun kyse on työnhakijoiden soveltuvuusarvioinnista, kevennetystä rekrytoinnista ja rekrytoinnin loppuprosessista tai kevennetystä suorahausta, toimii Maakuntien tilakeskus rekisterinpitäjänä.
- Rekisterin nimi
Työnhakijarekisteri
- Rekisterinpitäjä
Maakuntien tilakeskus Oy
p. 029 471 3000 (vaihde)
- Rekisterin yhteyshenkilö
Miina Arajärvi
tietosuojavastaava
p. 029 471 3000 (vaihde)
tietosuojavastaava(at)www.maakuntientilakeskus.fi
- Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusta
Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a-kohtaan: rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on työhakemusten vastaanottaminen, soveltuvuuden arviointi ja henkilövalintaan ja päätöksentekoon liittyvä yhteydenpito.
- Rekisterin tietosisältö
- yhteystiedot (nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
- yksilöintitiedot (mm. syntymäaika, kansalaisuus, kielitaito)
- työ- ja koulutustaustaan liittyvät tiedot (mm. työkokemus, tutkinnot ja muut erityistaidot tai -osaaminen)
- työllistymiseen ja urakehitykseen liittyvät tiedot ja toiveet (mm. sivutoimet ja luottamustehtävät, kiinnostuksen kohteet)
- palvelujen osana käytettävien persoonallisuustestien tai muiden kehittymisen työkalujen tuottamat tiedot (esim. soveltuvuustestin raportti)
- rekisteröidyn tallentamat tai toimittamat dokumentit (esim. ansioluettelot ja hakemukset)
- videohaastattelukysymysten vastaustallenteet
- muut rekisterin tarkoituksen kannalta tarpeelliset tiedot
- rekisteröidyn tekemät valinnat suoramarkkinoinnista ja viestinnästä
- Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään, suosittelijoilta sekä MPS Career Oy:lta.
- Henkilötietojen säilytysajat
Henkilötietoja säilytetään kaksi vuotta valintapäätöksestä. Säilytysajat noudattavat lakia naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta (1023/2008, 12 §).
- Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja luovutetaan säännönmukaisesti vain Maakuntien tilakeskuksen käyttämille henkilötietojen käsittelijöille. Henkilötietojen käsittelijöiden kanssa on tehty tietosuoja-asetuksen 28 artiklan mukainen sopimus henkilötietojen käsittelystä.
Tietojen suojaamisen yleiset periaatteet
Seuraavassa on esitelty sähköisesti tallennettujen tietojen ja manuaalisten aineistojen suojaamisen yleiset periaatteet.
Sähköisesti tallennetut tiedot
Tietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne rekisterinpitäjän työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä rekisteritietoja.
Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja.
Manuaalinen aineisto
Henkilötietoja sisältävää aineistoa säilytetään paperisessa muodossa ainoastaan välttämättömistä syistä. Aineisto säilytetään lukitussa tilassa ja vain rekisterinpitäjällä on aineiston käyttöoikeus. Paperinen aineisto hävitetään tietoturvallisesti tuhoamalla välittömästi, kun tarvetta sen säilyttämiseen ei ole.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyn oikeudet ja niiden käyttäminen
Rekisteröidyllä on oikeus saada henkilötietojensa käsittelystä selkeää, helposti ymmärrettävää ja läpinäkyvää tietoa. Rekisterinpitäjän on turvattava asianmukaisesti rekisteröidyn oikeudet ja tuettava niiden käyttämisessä.
Kaikki oikeudet eivät kuitenkaan ole käytettävissä kaikissa tilanteissa. Esimerkiksi henkilötietojen käsittelyn peruste vaikuttaa käytettävissä oleviin oikeuksiin. Maakuntien tilakeskuksen tietosuojavastaava antaa tarvittaessa lisätietoja rekisteröidyn oikeuksien soveltumisesta ja henkilötietojen käsittelyperusteista.
Seuraavissa alaosioissa kerrotaan yleisesti rekisteröityjen oikeuksista ja niiden käyttämisestä.
Oikeus saada tutustua tietoihin eli tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tietää, käsitteleekö rekisterinpitäjä hänen henkilötietojaan. Tästä oikeudesta käytetään myös nimeä tarkastusoikeus.
Jos henkilötietoja käsitellään, rekisteröidyllä on oikeus tutustua käsiteltäviin henkilötietoihin ja rekisterinpitäjän on toimitettava jäljennös niistä. Osana tarkastusoikeutta rekisteröidylle on annettava tietoa henkilötietojen käsittelystä.
Lisätietoja: Oikeus saada tutustua tietoihin | Tietosuojavaltuutetun toimisto
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada omat epätarkat ja virheelliset henkilötietonsa oikaistua ja puutteelliset henkilötiedot täydennettyä.
Lisätietoja: Oikeus oikaista tietoja | Tietosuojavaltuutetun toimisto
Oikeus tietojen poistamiseen eli oikeus tulla unohdetuksi
Rekisteröidyllä on oikeus saada henkilötietonsa poistetuiksi tietosuoja-asetuksessa luetelluilla perusteilla. Perusteita ovat esimerkiksi henkilötietojen tarpeettomuus tai suostumuksen peruuttaminen.
Rekisterinpitäjällä voi kuitenkin olla oikeus kieltäytyä poistamasta tietoja. Tietoja ei esimerkiksi ole velvollisuutta poistaa, jos niiden käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Lisätietoja: Oikeus poistaa tiedot | Tietosuojavaltuutetun toimisto
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröity voi pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä tietosuoja-asetuksessa luetelluin edellytyksin. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen on esimerkiksi tilanteessa, jossa rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden ja käsittelyä rajoitetaan, kunnes rekisterinpitäjä on varmistanut tietojen oikeellisuuden.
Henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tarkoittaa, että tietoja saa säilyttämisen lisäksi käsitellä vain tietosuoja-asetuksen määrittämillä edellytyksillä eli esimerkiksi rekisteröidyn suostumuksella tai toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi.
Lisätietoja: Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä | Tietosuojavaltuutetun toimisto
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rajoitetuissa tilanteissa rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjälle toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Tiedot voidaan siirtää myös suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, jos se on teknisesti mahdollista.
Tämä oikeus soveltuu vain henkilötietojen automaattiseen käsittelyyn. Lisäksi edellytyksenä on, että tiedot koskevat rekisteröityä, ovat rekisteröidyn rekisterinpitäjälle toimittamia ja henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen. Tietojen siirrolla ei saa olla haitallisia vaikutuksia kolmansien oikeuksiin tai vapauksiin.
Lisätietoja: Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen | Tietosuojavaltuutetun toimisto
Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä
Henkilötietojen käsittelyn vastustamisella tarkoitetaan rekisteröidyn pyyntöä siitä, ettei hänen henkilötietojaan käsitellä lainkaan.
Tällaisen pyynnön rekisteröity voi esittää henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, kun henkilötietoja käsitellään yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi, rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi tai rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolten oikeutettujen etujen toteuttamiseksi.
Rekisterinpitäjän on lopetettava henkilötietojen käsittely, ellei sillä ole tietosuoja-asetuksen mukaista syytä käsittelyn jatkamiselle.
Rekisteröidyllä on aina oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten. Tähän ei vaadita perusteluja eikä tietoja saa vastustamisen jälkeen käyttää suoramarkkinointiin.
Lisätietoja: Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä | Tietosuojavaltuutetun toimisto
Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat päätökset tekee ihminen. Maakuntien tilakeskus ei tee päätöksiä, jotka perustuvat pelkästään automaattiseen käsittelyyn.
Lisätietoja: Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi | Tietosuojavaltuutetun toimisto
Rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen
Rekisteröidyt voivat käyttää oikeuksiaan tai tiedustella niistä ottamalla yhteyttä Maakuntien tilakeskuksen tietosuojavastaavaan (tietosuojavastaava(at)www.maakuntientilakeskus.fi).
Rekisterinpitäjän on vastattava rekisteröityjen oikeuksien käyttämistä koskeviin pyyntöihin ilman aiheetonta viivytystä ja pääsääntöisesti viimeistään kuukaudessa.
Pyynnöistä kieltäytymiselle on oltava lainmukainen peruste ja kieltäytymispäätös on perusteltava. Kieltäytymisen yhteydessä rekisteröidylle on kerrottava oikeussuojakeinoista ja valitusmahdollisuudesta valvontaviranomaiselle.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800
00531 Helsinki
tietosuoja(at)om.fi
p. 029 566 6700
Lisätietoja: Ilmoitus tietosuojavaltuutetulle | Tietosuojavaltuutetun toimisto
Evästeet
Evästekuvaus ja evästeasetusten muuttaminen
Tämä evästekuvaus kattaa maakuntientilakeskus.fi-sivuston.
Oma tila -palveluportaalilla on omat evästekäytäntönsä, joista saa lisätietoja suoraan portaalista.
Evästekuvaus
Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita sivustot käyttävät käyttäjäkokemuksen parantamiseksi. Osa evästeistä on kolmansien osapuolten asettamia. Evästeluvan toimialue on www.maakuntientilakeskus.fi.