Hyvinvointialueilla keskitytään nyt palvelutilaverkon pitkän aikavälin ratkaisuihin. Hyvinvointialueiden yhteinen kiinteistö- ja toimitilastrategian malli tarjoaa tähän työkalun päätösten tueksi. Yhdessä luodut linjaukset vaikuttavat vuosiksi palveluverkkoon sekä siihen, miten investointeja ja hankkeita pystytään perustelemaan ja priorisoimaan.
Hyvinvointialueiden yhteisen kiinteistö- ja toimitilastrategian mallin tavoitteena on yhtenäistää hyvinvointialueiden kiinteistöjohtamista, sujuvoittaa alueiden strategiatyötä ja auttaa hyödyntämään parhaiksi todettuja käytäntöjä.
Asiakkuuspäälliköt Pauliina Haro ja Elina Loukonen toimivat Maakuntien tilakeskuksessa mallin asiantuntijoina.
“Monella hyvinvointialueella tunnistetaan samankaltaisia haasteita. Strategiamallin tarkoitus on tarjota yhteinen lähtökohta niiden ratkaisemiseen. Ei tarvitse keksiä pyörää uudelleen, vaan voidaan hyödyntää yhdessä tunnistettuja periaatteita ja toimintamalleja”, Haro selventää.
“Tärkeintä ei olekaan se, että kaikilla olisi täysin samanlainen strategia. Olennaisempaa on, että alueella on ylipäätään mietitty ja kirjattu ne periaatteet, joiden pohjalta toimitilapäätöksiä tehdään”, täydentää Loukonen.
Aika katsoa tilaratkaisuissa pidemmälle
Hyvinvointialueiden ensimmäiset toimintavuodet kuluivat pitkälti siirtymävaiheen järjestelyihin ja kuntien sote-tilojen vuokraratkaisujen käsittelyyn. Nyt katse voidaan suunnata pidemmälle.
“Viime vuodet ovat olleet hyvin intensiivisiä alueiden toimitilaorganisaatioille. Kun akuutit järjestelyt alkavat olla takana, on hyvä hetki tarkastella palvelutilaverkkoa pidemmällä aikavälillä ja lähteä tekemään tulevaisuutta tukevia ratkaisuja: millaisia tiloja palvelut pitkällä aikavälillä tarvitsevat ja miten ratkaisut sovitetaan talouden reunaehtoihin”, Loukonen sanoo.
Loukonen ja Haro näkevät, että toimitilastrategian merkitys korostuu erityisesti palveluverkon muutoksissa, suurissa hankkeissa ja tilojen käyttötapaa koskevissa ratkaisuissa.
“Ilman kirjattuja periaatteita samat kysymykset avataan jokaisessa hankkeessa uudelleen: omistetaanko vai vuokrataanko, miten kestävän kehityksen ratkaisut huomioidaan, rakennetaanko entiseen tapaan vai tavoitellaanko yhteiskäyttöä, ja millä perusteella eri käyttäjäryhmille tehdään erilaisia ratkaisuja”, Loukonen listaa.
“Tämä taas johtaa siihen, että päätöksenteko hidastuu, ratkaisut voivat vaihdella hankkeesta ja päätöksentekohetkestä toiseen ja niiden perusteleminen johdolle, käyttäjille ja luottamushenkilöille vaikeutuu”, Haro varoittaa ja jatkaa:
“Isoilla organisaatioilla ja isoilla toimitilamäärillä tulisi aina olla selkeä strategia, koska miten muutenkaan toimintaa johdetaan johdonmukaisesti ja tavoitteellisesti. Johtamisesta ja työn tekemisestä tulee jokaisella tasolla huomattavasti työläämpää, kun suuntaa täytyy hakea joka kerta erikseen ja päätöksentekoa miettiä tapauskohtaisesti.”
Loukonen nostaa esille myös päätöksenteon tasa-arvon:
“Kun perusteet ja periaatteet ovat yhtenevät, ratkaisut eivät riipu siitä, kuka asiaa milloinkin käsittelee tai mitä hanketta ollaan toteuttamassa. Se tuo läpinäkyvyyttä ja jatkuvuutta päätöksentekoon,”
Tilatehokkuus luo edellytyksiä säästöille
Hyvinvointialueiden taloudessa tilaratkaisut ovat osa palvelujärjestelmän kokonaisuutta. Loukonen muistuttaa, että toimitilastrategia kytkeytyy hyvinvointialueen strategiaan ja on alisteinen sille.
“Toimitilastrategiassa kuvataan, miten toimitilat ja tilojen käyttö edesauttavat hyvinvointialuestrategian toteutumista ja miten esimerkiksi palveluverkkoa, investointeja ja kiinteistötaloutta ohjataan”, hän sanoo.
“Tämä on tärkeä nosto, sillä ilman yhteisiä periaatteita saatetaan vahingossa tehdä liian kiireisiä päätöksiä, jotka ovatkin ristiriidassa hyvinvointialueen strategian kanssa”, Haro jatkaa.
Kun Loukonen ja Haro pohtivat hyvinvointialueiden yleisiä tavoitteita, esille nousee tilatehokkuuden lisääminen ja kustannusten hillitseminen. Loukonen muistuttaa, että toimitilastrategia ei automaattisesti tuota säästöjä, mutta luo edellytykset niille:
“Kun tiloja käytetään joustavammin ja yhteisemmin, voidaan usein vähentää vajaakäyttöä ja parantaa tilatehokkuutta. Samalla pystytään entistä paremmin hyödyntämään olemassa olevia tiloja. Tällä on merkittävä taloudellinen vaikutus pitkällä aikavälillä”.
“. Yhteistyö avaa usein mahdollisuuksia säästöihin. Toimitilayksikkö tuo käyttäjille tietoa tilakustannuksista, tyhjistä tiloista ja käyttöasteista, ja käyttäjät puolestaan ennakoivat toimintansa muutoksia. Silloin tilatarpeet eivät tule yllätyksinä”, Haro jatkaa.
Valmiit strategiat antavat jo selkänojaa päätöksentekoon
Käytännön kokemuksia on jo kertynyt kahdelta hyvinvointialueelta, joilla yhteiset periaatteet on hyväksytty päätöksenteossa. Molemmilla alueilla linjaukset ovat helpottaneet hankalia arjen ratkaisuja: toimitilayksikkö voi vedota valtuuston hyväksymiin periaatteisiin sen sijaan, että jokaisessa hankkeessa neuvottelut aloitettaisiin alusta.
Yhteiskäytön periaate on esimerkiksi auttanut ratkaisemaan, suunnitellaanko uusiin tai vaihtuviin tiloihin omia huoneita vai yhteisiä tiloja.
“Toinen konkreettinen esimerkki on omistamisen ja vuokraamisen ratkaisut. Jos alueella on linjattu, että paloasemat omistetaan, uuden hankkeen hallintamuotoa ei tarvitse enää arvioida”, Haro kertoo.
Loukonen täydentää, että kriteerien pitää olla kaikille selkeitä ja toimia hankkeessa kuin hankkeessa – pitkävaikutteinen ratkaisu ei voi olla kiinni siitä, mistä kulloinkin tuulee.
Sanoista teoiksi tilankäytön arjessa
Jos toimitilastrategia puuttuu tai kaipaa päivitystä, miten prosessi sitten laitetaan liikkeelle? Loukosen mukaan ensimmäinen askel on koota johto, palvelualueiden ja käyttäjien edustajat, toimitilayksikkö sekä päätöksentekijät saman keskustelun ääreen:
“Kaikkein tärkeintä on osallistaminen. Kun strategia laaditaan yhdessä erisidosryhmien kesken, siihen myös sitoudutaan.”
Maakuntien tilakeskus ei tarjoa hyvinvointialueelle valmispakettia, vaan aluekohtainen strategia muotoillaan aina yhdessä alueen omista lähtökohdista.
“Työ alkaa tavallisesti haastatteluilla ja työpajoilla. Osallistujien ei tarvitse tuottaa valmiita strategialauseita: he tuovat keskusteluun tarpeensa, tavoitteensa ja käytännön havaintonsa, joista me Maakuntien tilakeskuksessa jäsennämme vision, periaatteet, tavoitteet, toimenpiteet ja mittarit”, Loukonen sanoo.
“On hyvä muistaa, ettei strategian tarvitse olla valtava kokonaisuus. Usein parhaat tulokset saavutetaan, kun valitaan muutama selkeä tavoite, sovitaan vastauista ja aikatauluista, ja sitten lähdetään viemään niitä määrätietoisesti eteenpäin”, Haro lisää.
Loukonen ja Haro korostavat molemmat strategian jalkautuksen merkitystä.
“Kun linjaukset tuodaan osaksi johdon esityksiä, päätösten valmistelua ja tilankäytön arkea, strategia muuttuu asiakirjasta käytännön päätöksenteon työkaluksi”, Loukonen toteaa, johon Haro jatkaa:
“Silloin strategia toimii kuten pitää, eli nopeuttaa ratkaisujen tekemistä, vahvistaa niiden johdonmukaisuutta ja auttaa perustelemaan myös vaikeat valinnat johdolle, henkilöstölle ja luottamushenkilöille”, Haro kiteyttää.
Lisätietoja
Katso myös
- Maakuntien tilakeskuksen vaikuttavuushankkeet
- Hyvinvointialueille yhteinen kiinteistö- ja toimitilastrategian malli
- Kansallisia tilakonsepteja uusille alueille – yhteistyö hyvinvointialueiden kanssa jatkuu
- Uudistettua sisäisen vuokran mallia otetaan käyttöön eri puolilla maata
Jaa sosiaalisessa mediassa