Maakuntien tilakeskuksen ja hyvinvointialueiden yhteistyössä rakentamaa valtakunnallista sisäisen vuokran toimintamallia käyttöönotetaan parhaillaan 12 alueella. Sisäisen vuokranlaskennan uudistaminen on osa laajempaa vaikuttavuushankkeiden kokonaisuutta, jonka tavoitteena on vahvistaa toimitilajohtamisen läpinäkyvyyttä, vertailtavuutta ja vaikuttavuutta koko Suomessa.
”Tavoitteenamme on rakentaa hyvinvointialueille yhtenäinen tapa tarkastella toimitilakustannuksia. Kun käytössä ovat samat periaatteet ja yhteinen tietopohja, alueet voivat tehdä päätöksiä aiempaa paremman tiedon varassa”, kertoo Maakuntien tilakeskuksen tietopalvelujohtaja Ari Maaninen.
Yhtenäinen toimintamalli lisää kustannustietoisuutta
Sisäisen vuokrauksen yhteisten periaatteiden avulla määritellään, miten toimitilakustannukset kohdennetaan aiheuttamisperiaatteen mukaisesti tiloille ja niiden käyttäjille. Malli kokoaa kiinteistöihin liittyvät keskeiset kustannukset yhtenäiseksi kokonaisuudeksi ja mahdollistaa niiden tarkastelun yhdenmukaisesti eri organisaatioissa.
Yhtenäiset käytännöt tukevat kustannusten vertailua ja kohdekohtaisen kannattavuuden arviointia sekä hyvinvointialueiden sisällä että valtakunnallisesti. Samalla ne vahvistavat talouden ohjausta ja tilankäytön suunnittelua yhteisellä tietopohjalla.
”Kyse ei ole pelkästä laskentamallista, vaan myös siitä, että tilankäyttöä voidaan johtaa nykyistä tietoperusteisemmin. Mallin avulla tuotetaan tietoa kiinteistö- ja toimitilahallinnon tueksi, mutta myös tilojen käyttäjille. Tilatarve lähtee aina tilojen käyttäjistä ja uusi malli mahdollistaa tietoon pohjautuvan kustannusseurannan myös tiloja käyttäville palvelualueille. Läpinäkyvyys lisää ymmärrystä kustannuksista, niiden vaikutuksista ja auttaa tekemään parempia päätöksiä”, Maaninen sanoo.
Modulo toimii toimintamallin perustana
Sisäisen vuokran toimintamalli kytkeytyy tiiviisti Maakuntien tilakeskuksen hyvinvointialueille kehittämään Modulo-tilatietopalveluun. Modulon avulla tilakustannukset yhdistetään kohde- ja tilatietoihin. Näin prosessi mahdollistaa tilakohtaisen kustannustiedon tuottamisen kaikille hyvinvointialueiden käytössä oleville tiloille. Modulon rooli toimintamallissa on myös toimia laskennan, budjetoinnin ja raportoinnin teknisenä alustana.
”Mallin toimivuus perustuu siihen, että tila- ja kustannustiedot ovat ajantasaisia ja vertailukelpoisia. Sisäinen vuokra muodostetaan Modulossa budjettitietojen pohjalta ja tuodaan osaksi hyvinvointialueiden talouden seurantaa”, Maaninen kuvaa.
Käyttöönottojen yhteydessä varmistetaan, että sisäisen vuokran laskenta, raportointi ja integraatiot toimivat suunnitellusti. Merkittävää on, että tieto siirtyy sujuvasti myös kirjanpidon prosesseihin.
Käyttöönotot etenevät 12 hyvinvointialueella
Sisäisen vuokran käyttöönottoprojektit ovat käynnissä seuraavilla hyvinvointialueilla:
- Etelä-Savon hyvinvointialue
- HUS-yhtymä
- Itä-Uudenmaan hyvinvointialue
- Kainuun hyvinvointialue
- Keski-Suomen hyvinvointialue
- Keski-Uudenmaan hyvinvointialue
- Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue
- Pirkanmaan hyvinvointialue
- Pohjois-Karjalan hyvinvointialue
- Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialue
- Pohjois-Savon hyvinvointialue
- Satakunnan hyvinvointialue
Käyttöönottojen sisältö vaihtelee alueittain, mutta keskeiset vaiheet ja tavoite ovat kaikille samat. Näitä ovat esimerkiksi lähtötilanteen kartoitus, toimintamallin sovittaminen alueiden omiin prosesseihin sekä tietojen ja järjestelmien käyttöönotto. Samalla rakennetaan edellytyksiä sisäisen vuokran yhdenmukaiselle tuottamiselle ja hyödyntämiselle kiinteistö- ja toimitilahallintoon sekä palvelualueille osana talouden ohjausta.
Hyödyt näkyvät kustannustietoisuudessa ja tilankäytössä
Sisäisen vuokrauksen toimintamallin keskeinen hyöty on toimitilakustannusten läpinäkyvyyden vahvistuminen. Kun kustannukset kohdistetaan järjestelmällisesti tilojen käyttäjille, organisaatiot saavat tarkemman näkymän tilojen käytön kokonaiskustannuksiin.
”Yhtenäinen toimintamalli lisää tiloissa toimivien ymmärrystä kustannuksista ja tilojen käytöstä helpottaen ymmärtämään, missä on helppo tehostaa tilankäyttöä ja missä tarvitaan oman toiminnan kehittämistä tilatehokkuuden parantamiseksi. Se vahvistaa myös päätöksentekoa esimerkiksi palveluverkon suunnittelussa ja investointien arvioinnissa, kun ratkaisut voidaan perustaa ajantasaiseen ja vertailukelpoiseen tietoon”, luettelee Maaninen.
Kaikille hyvinvointialueille yhteisen toimintamallin avulla Maakuntien tilakeskus muodostaa päätöksentekijöille myös valtakunnallista tilannekuvaa alueiden toimitiloista ja niiden kustannuksista ja investointitarpeista: ”Tilannekuva ja ennusteet luovat perustan toiminnan pitkäjänteiselle kehittämiselle”, Maaninen toteaa.
Kohti yhtenäisempää toimitilajohtamista
Sisäisen vuokran toimintamallin käyttöönotto on merkittävä askel kohti hyvinvointialueiden toimitilajohtamisen yhtenäistämistä. Päätavoitteina on hillitä toimitilakustannusten kasvua 300 miljoonalla eurolla vuodessa vuoteen 2028 mennessä ja saavuttaa tilojen hiilineutraalius vuoteen 2035 mennessä.
”Käynnissä olevat sisäisen vuokran käyttöönotot tuottavat käytännön kokemuksia yhteisten toimintamallien hyödyistä ja toimivuudesta. Näiden kokemusten pohjalta voimme kehittää tätä ja muitakin yhteisiä malleja kaikille hyvinvointialueille”, visioi Maaninen hyvinvointialueiden lakisääteisen toimitila- ja kiinteistöhallinnon osaamiskeskusroolin mukaisesti.
Sisäisen vuokran vaikuttavuushankkeen lisäksi Maakuntien tilakeskus kehitti 2024–2025 hyvinvointialueille kansallisesti yhteisesti hyväksytyn kiinteistö- ja toimitilastrategian mallin sekä toimitilojen omistamisen ja käytön periaatteet. Vuonna 2025 määriteltiin myös uusi investointiprosessi toimitilainvestointien ohjauksen ja vaikuttavuuden parantamiseksi. Prosessia täydentävä laskentamalli valmistuu vuonna 2026. Käynnissä on myös hyvinvointialueiden toimitilakonseptointi. Konseptien avulla luodaan skaalautuvia, toiminnallisesti tarkoituksenmukaisia ja kustannustehokkaita ratkaisuja hyvinvointialueiden muuttuviin palvelutarpeisiin. Ensimmäiset konseptit valmistuvat kesään 2026 mennessä.
Lue myös
- Hyvinvointialueiden kiinteistöjen ylläpidon johtamisjärjestelmä valittu
- Yhtenäinen kuntoluokitus tuo varmuutta hyvinvointialueiden tilapäätöksiin
- Uuden energiatehokkuuslain vaikutukset hyvinvointialueiden toimitilajohtamiseen
- Tähtäimessä 300 miljoonan euron säästöt – uusia työkaluja alueiden toimitilajohtamiseen
Jaa sosiaalisessa mediassa