Maakuntien tilakeskus on kehittänyt hyvinvointialueiden vuokrasopimusten läpikäyntiin tekoälyapurin. Sen tehtävänä on auttaa Maakuntien tilakeskuksen sopimuskäsittelijöitä ja asiantuntijoita tunnistamaan olennaisimmat sopimusehdot sekä ilmoittamaan mahdollisista puutteista ja ristiriitaisuuksista. Apuri nopeuttaa huomattavasti yksittäisen vuokrasopimuksen läpikäyntiä, vaikkei se koskaan täysin korvaakaan ihmistä.
Hyvinvointialueiden toimitilojen vuokrasopimukset ovat usein laajoja ja monipolvisia. Lisäksi yhteen sopimukseen voi kuulua jopa useita kymmeniä vuokrakohteita. Vaikka alueilla työskennellään ahkerasti sopimusten ja sopimusehtojen yhtenäistämiseksi, toistaiseksi sopimukset ovat vielä keskenään hyvin erilaisia.
”Hyvinvointialueilla oli vuodenvaihteessa vajaat 8 000 toimitilojen vuokrasopimusta. Näistä noin 2 000 oli kuntien kanssa solmittuja, niin kutsuttuja 3+1-vuotisia asetuksen mukaisia sopimuksia, joiden kolmivuotiskausi tuli hiljattain päätökseen”, taustoittaa Maakuntien tilakeskuksen raportoinnin kehityspäällikkö Iiris Murto.
Sopimusten tarkistus vie aikaa – tekoäly nopeuttaa prosessia
Yksittäisen vuokrasopimuksen tarkistaminen vie ammattilaiseltakin helposti vähintään puolisen tuntia – usein kauemminkin. Tekoälyapurilla perustietojen tarkistus, yhteenveto ja puutelista hoituvat muutamassa kymmenessä sekunnissa.
”Tunnistimme jo hyvän aikaa sitten hyvinvointialueiden valtavan uusien sopimusten laadintaurakan. Jo pelkästään kuntien kanssa solmitut 3+1-sopimukset aiheuttavat edelleen mittavan sopimustarkistusten suman”, kertoo Maakuntien tilakeskuksen data-analyytikko Janne Javanainen.
Vaikka hyvinvointialueet ovat laatineet yhteistyössä Maakuntien tilakeskuksen kanssa valtakunnalliset vuokrasopimusmallit ja -ehdot, sopimuskohtaista räätälöintiä tarvitaan lähes aina vuokrakohde kerrallaan.
”Hyvinvointialueet ovat vuokralaisen roolissa. Vuokranantaja on se taho, joka useimmiten laatii lopullisen vuokrasopimusluonnoksen. Luonnollisesti eri vuokranantajilla on hieman toisistaan poikkeavat sopimusmallit”, sanoo Javanainen, joka reilu vuosi sitten jäi eräänä päivänä pohtimaan, miten sopimusten läpikäyntiä voitaisiin nopeuttaa.
Syntyi vuokrasopimusten tekoälyapuri, jota Maakuntien tilakeskuksessa on hyödynnetty syksystä 2025 lähtien. Pohdinnassa on, saataisiinko apuri myös hyvinvointialueiden tila-ammattilaisten käyttöön.
Toimitila-ammattilaisten vikkelä kaveri
”Vuokrasopimusavustaja tuo prosessiin järjestelmällisen tarkistuskerroksen: Tekoäly pystyy poimimaan sopimuksesta olennaiset asiat sieltä täältä ja toimittamaan niistä ihmiselle helposti luettavan yhteenvedon, mitä asiakirjassa on ja mitä sieltä mahdollisesti puuttuu. Tämän jälkeen maakuntientilakeskuslainen näkee nopeasti, mihin sopimuskohtiin kannattaa vielä kiinnittää huomiota”, Javanainen tiivistää.
Apuri pystyy melko hyvin poimimaan olennaiset asiat sieltä täältä ja toimittamaan niistä ihmiselle helposti luettavan rakenteellisen yhteenvedon.
”Palvelu on suunniteltu erityisesti sopimuksia käsitteleville asiantuntijoille. Se ei korvaa juridista arviota, mutta se varmistaa, että sopimus on selkeä, täsmällinen ja rakenteellisesti johdonmukainen – eli että kaikki keskeiset asiat on muistettu ottaa huomioon. Näin tietojen vienti Modulo-tilatietopalveluun sujuvoituu, kun yksityiskohdista ei tarvitse pallotella moneen kertaan”, Murto täydentää.
Maakuntien tilakeskuksen vuokrasopimusten tekoälyapuri on esimerkki hyvinvointialueiden toimitila- ja kiinteistöhallinnon osaamiskeskuksen roolista tukea ja auttaa alueiden toimitilojen ja palveluverkon kehitystä. Apuri hyödyttää kaikkia hyvinvointialueita ilman erillismaksua.
Lisää vuokrasopimusprosessin läpinäkyvyyttä ja edistää riskienhallintaa
Vuokrasopimusavustajan ydin on varmistaa laatua. Kun mahdolliset puutteet tunnistetaan, sopimusriskit pienenevät ja niiden käsittely nopeutuu. Työkalu tuo myös läpinäkyvyyttä: se dokumentoi, mitä sopimuksessa on tarkistettu ja millä perusteilla. Tämä helpottaa yhteistyötä niin sisäisesti hyvinvointialueella kuin vuokranantajien kanssa.
”Lopputuloksena on prosessi, joka on aiempaa hallitumpi ja tehokkaampi. Vuokrasopimusten tekoälyapuri auttaa keskittymään olennaiseen – sopimuksen sisältöön ja sen vaikutuksiin – samalla kun rutiininomainen laadunvarmistus hoituu täsmällisesti taustalla”, Murto summaa.
Katso myös
- Tähtäimessä 300 miljoonan euron säästöt – uusia työkaluja alueiden toimitilajohtamiseen
- ”Vastuullisuus ja vaikuttavuus ovat osa arkeamme”
Jaa sosiaalisessa mediassa