Modulo käyttöön Siun soten asumisvuokraukseen

maanantai 27.03.2023 | Hyvinvointialue, Vuokraus, Tilatietopalvelu, Käyttökokemuksia

Pohjois-Karjalan hyvinvointialue, Siun sote, käyttöönotti Modulo-tilatietopalvelun asukasvuokrauksensa tueksi yhtenä ensimmäisistä hyvinvointialueista. Tilatietojen lisäksi Moduloa hyödynnetään alueen vuokra-asuntojen hallintaan sekä vuokralaskutusaineiston muodostamiseen. Seuraavaksi Modulon avulla hallitaan asumisjonoja ja ARA-hakemuksia.

”Meillä Pohjois-Karjalassa Modulo otettiin käyttöön tammikuussa 2020. Tuolloin toimimme vielä nimellä Siun sote – Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymä”, muistelee Siun soten Markku Kurki.

Ensin Moduloon koottiin toimitilojen tilatietoja kiinteistö- ja tilahallinnon tarpeisiin. Kun hyvinvointialueuudistuksen myötä erityisasumisen vuokrauksen vastuiden tiedettiin siirtyvän 1.1.2023 kunnilta hyvinvointialueelle, käynnistettiin myös näiden vuokra-asuntojen tilatietojen kokoaminen. Pohjois-Karjalassa muutoksen suunnittelu pääsi kunnolla käyntiin kesällä 2022 ja varsinaiseen valmisteluun päästiin syyskuussa 2022.

Tarve toimintamallien yhtenäistämiselle oli ilmeinen

Alueen kunnilla oli hyvin erilaisia tapoja ja ohjelmistoja, joilla asumisvuokrausta hoidettiin.

”Halusimme yhtenäistää ja tehostaa hyvinvointialueella käytössä olevia kymmeniä erilaisia toimintatapoja. Siun soten puolella meillä oli käytössä Modulo, johon parhaillaan oli kehitteillä toiminnallisuuksia myös asuntojen vuokraukseen. Tiesimme entuudestaan, että Moduloon on helppo liittää pohjapiirustuksia. Niitä tarvitaan, jotta tiedetään tarkasti, millainen ja minkä kokoinen vuokrattava asunto on. Tietojen avulla voidaan Modulossa helposti määrittää asunnon vuokrataso”, Kurki selvittää.

Siun sote ja Maakuntien tilakeskus päättivät yhteistuumin aloittaa käyttöönottoprojektin Modulon asukasvuokrauksen toiminnallisuuksista. Projektin pohjaksi kaikilta Pohjois-Karjalan hyvinvointialueella toimivilta kunnilta pyydettiin erityisasumisen asukasvuokrasopimukset. Sopimuksia oli kaiken kaikkiaan noin 1 400 ja asumisyksiköitä yhteensä 80 kappaletta.

Yhteisellä kehitystyöllä ratkaisu juuri hyvinvointialueen tarpeisiin

”Maakuntien tilakeskus perusti asumisyksiköt puolestamme Modulon tietokantaan. Kun se oli tehty, aloitettiin asuntojen pohjapiirustusten siirtäminen Moduloon sitä mukaan, kun niitä oli saatavilla. Siun soten puolella aloitimme varsinaisten asukas- ja vuokraustietojen syöttämisen marraskuun alussa. Tämä vaihe oli meille hyvin työläs, mutta kantaa nyt hedelmää”, Kurki kertoo.

Suursavottansa keskellä Siun sote osallistui kuitenkin aktiivisesti Modulon asukasvuokraukseen liittyvien toiminnallisuuksien kehitystyöhön. Vertaistukea antoivat ja kehittämisintoa puhalsivat muutama muu hyvinvointialue, joissa käyttöönottoprojektit olivat suunnilleen samassa vaiheessa. Koska valmista ratkaisua hyvinvointialueiden tarpeisiin ei ollut, se piti kehittää. Kehitystyön tuloksena kevään 2023 aikana jo yli puolet hyvinvointialueista hyödyntävät uusia toiminnallisuuksia tai ainakin suunnittelevat ottavansa ne pikapuoliin käyttöön.

Tietojen täsmällisyys ja jatkuva päivittäminen avainasemassa

Nopea käyttöönotto kehitystyön ohessa vaati Pohjois-Karjalan hyvinvointialueelta suunnitelmallisuutta ja hyvää koordinointia. Vaikka kunnilta pyydettiin vuokrasopimustiedot mahdollisimman myöhäisessä vaiheessa – loka-marraskuun vaihteessa –, huomattiin vuodenvaihteessa 2022–2023, etteivät kaikki asukas- ja laskutusmuutostiedot olleet päätyneet hyvinvointialueelle asti.

”Päätimme hyvinvointialueella hieman myöhästyttää tammikuun vuokralaskutusta, jotta saimme korjattua mahdollisimman paljon vuokralaistietoja. Olemme nyt alkuvuoden aikana saaneet hiottua asiakastietojen ja laskutuksen prosesseja niin, että huhtikuuhun mennessä olemme taas saavuttaneet normaaliaikataulun”, Kurki iloitsee.

Pohjois-Karjalan hyvinvointialueesta tuli näin ensimmäinen hyvinvointialue, jossa kaikkien asumisyksiköiden asuntojen vuokraaminen ja laskutus tapahtuu Modulo-tilatietopalvelun avulla. Nyt katseet on jo suunnattu asukasjonojen ja ARA-hakemusten hallintaan Modulossa.

”Modulo on kokemuksemme mukaan oikein toimiva ja selkeä kokonaisuus”, Kurki summaa.

Pohjois-Karjalan hyvinvointialue – Siun sote

  • yksi Suomen 21 hyvinvointialueesta
  • järjestää julkiset sosiaali- ja terveyspalvelut, ympäristöterveydenhuollon sekä pelastustoimen palvelut Pohjois-Karjalassa
  • toimii 13 kunnan alueella: Joensuussa, Kiteellä, Lieksassa, Nurmeksessa, Outokummussa, Kontiolahdella, Ilomantsissa, Juuassa, Liperissä, Polvijärvellä, Rääkkylässä, Tohmajärvellä ja Heinävedellä
  • alueella asuu noin 163 300 pohjoiskarjalaista, joita palvelee noin 8 000 siunsotelaista

Katso myös

Maakuntien tilakeskus on hyvinvointialueiden toimitila- ja kiinteistöhallinnon osaamiskeskus. Tehtävämme on kehittää yhteistyössä hyvinvointialueiden ja valtion kanssa toimitilajohtamisen ratkaisuja, jotka mahdollistavat alueille terveet, turvalliset ja tarkoituksenmukaiset tilat sekä palveluverkot. Yhdessä tavoittelemme, että toimitilojen kustannustehokkuus paranisi valtakunnallisesti vuosittain yhteensä 300 miljoonalla eurolla vuoteen 2030 mennessä ja että saavuttaisimme Suomen ilmastopolitiikan mukaisen hiilineutraaliuden vuoteen 2035 mennessä. 

 

Jaa sosiaalisessa mediassa