Maakuntien tilakeskuksen Modulo-tilatietopalvelua kehitetään läheisessä yhteistyössä asiakkaiden kanssa. Sairaanhoito- ja erityishuoltopiirien sekä pelastuslaitosten nimetyt pääkäyttäjät ja heille suunnatut pääkäyttäjäkoulutukset ovat avainasemassa uudistusten jalkautumisessa arkikäyttöön. Strategisen tason näkemyksiä sen sijaan viedään eteenpäin johdon tapaamisissa ja etenkin kiinteistö- ja toimitilajohtajien verkoston avulla.
”Pidimme juuri rakentavan kiinteistö- ja toimitilajohtajien verkostotapaamisen. Tällä kertaa tilaisuus keskittyi raportoinnin kehittämiseen työpajatyöskentelyn ja reaaliaikaisten pienkyselyiden avulla. Saimme saaliiksi hyvän tukun mielipiteitä ja uusia ajatuksia siihen, mihin suuntaan asiakkaamme haluavat, että kehitystyötämme viedään”, kertoo Maakuntien tilakeskuksen tietopalveluiden ja tietohallinnon johtaja Ari Maaninen.
Raportoinnin kehityssuunta on selvä. Perinteisestä raportoinnista siirrytään kohti entistäkin dynaamisempaa raportointia tukemaan tiedolla johtamista. Joka kolmas kiinteistö- ja toimitilajohtajien verkoston raportointityöpajaan osallistuneista toivoi lisää vertailu- ja yhdistelmäraportteja. Joka neljäs koki tärkeiksi myös investointien raportoinnin kehittämisen ja joka viides päivittäisraportoinnin.
”Hyvästä datasta saa hyvää tietoa, huonosta vain huonoa”
Organisaatiokohtaisesta datasta on pitkä matka tilajohtamisessa käytettävissä olevaan tietoon ja tietämykseen. Vaikka polku datasta tietämykseksi näyttäisi ensi silmäyksellä helpolta ja jopa yksinkertaiselta, näin ei usein kuitenkaan ole. Avainkysymyksenä on tiedon laatu.
”Kaiken a ja o on, että faktoihin ja lukuihin voidaan luottaa. On tärkeää tunnistaa, mistä tieto on peräisin, onko tieto luotettavaa, onko tietoa matkan varrella käsitelty oikein ja kuka tiedon omistaa. Erityisesti tiedon omistajan tunnistaminen on organisaatioissa usein haastavaa ja aiheuttaa epävarmuustekijöitä, kun arvioidaan tiedon luotettavuutta. Kaiken aikaa on muistettava, että hyvästä datasta saa hyvää tietoa, huonosta vain huonoa”, Maaninen summaa.
Raporttien kehitystyö kumpuaa asiakastarpeista
Maakuntien tilakeskuksen Modulo-tilatietopalvelu on enemmän kuin järjestelmä. Asiantuntija-apu kuuluu olennaisena osana Moduloon. Asiantuntijat muun muassa auttavat Modulo-käyttäjiä kartoittamaan raportointitarpeita ja koostavat asiakkaille valmiita asiakaskohtaisia raporttipohjia tilajohtamiseen. Samalla he huolehtivat, että muutkin Modulo-käyttäjät hyötyvät uusista malleista.
”Haluamme aidosti auttaa kiinteistö- ja toimitilajohtajia raportointivaatimuksissa, joita leimaavat yhä tarkemmat tiedot yhä moninaisempiin käyttötarkoituksiin ja yhä useammalle sidosryhmälle. Ja tietojen seurannasta on tullut arkipäivää vuosiraporttien sijaan. Tilatietoasiantuntijamme jakavat mielellään asiakkaillemme tietoa siitä, mitkä raportit toimivat kokemuksemme mukaan erilaisiin käyttötarkoituksiin parhaiten”, Maaninen taustoittaa.
Asiakkaiden kuunteleminen keskiössä
Kiinteistö- ja toimitilajohtajien verkoston jäsenillä oli selkeä näkemys raportointityöpajan tarpeellisuudesta. Kaksi viidestä halusi lisää tietoja raportoinnin mahdollisuuksista ja kolmannes uusia ideoita oman organisaation raportointiin. Verkosto tapaa jakaakseen tietoja taas kesäkuussa.
”Aiomme keskittyä tilatietojen raportointipalvelun kehittämiseen. Sovimme yhdessä asiakkaidemme kanssa esimerkiksi tilajohtamisen koontiraportointiin valittavat keskeiset tunnusluvut ja valtakunnallisesti vertailtavat tiedot. Parannamme asiakaskeskeisesti toimintaamme kuuntelemalla asiakkaidemme tarpeita entistä paremmin”, Maaninen lupaa.
Lue myös:
Jaa sosiaalisessa mediassa